物料采购监管办法及流程
第一章总则
1.1管理目的。为规范公司的物料采购计划的编制、申报、审批，提高物料采购计划的准确率。以便有效地实施单一采购部门、招投标和计算机管理，确保设备的正常运行和各类工程项目的顺利运行，规范领用程序，减少资金占用，明确物料采购各环节的权、责、利，明确下属各公司及其各部门的职责，结合集团公司现有实际情况，制定本制度。
1.2管理原则。
1.2.1项目管理范围：
（1）项目具有跨部门（三个以上）、开发周期较长（一般超过3个月）、经费较大（一般超过50万元）等特点，且对公司的经营发展具有重大意义。
（2）项目管理范围：新产品开发项目、重大管理项目、重大技术攻关项目、工程建设项目、装饰装修工程、视觉系统制作、会务布展、户外广告制作发布、整套家俱制作、工艺礼品制作、设计及印刷、软件工程等公司所涵盖的所有项目的规范管理。
1.2.2项目纳入到项目管理范围，采购部门无条件回避采购，由项目管理委员会办理。
1.3物料采购部门权限
1.3.1境内采购开据《物料采购申请单》部分
（1）凡是列入公司重大项目的物料采购，由集团项目管理委员会负责组织采购，集团采购部、或集团各部门，或下属公司不得插手。
（2）一般性质的物料，由集团采购部门统一采购，其他部门或下属公司不得插手；
（3）特殊物料的采购，如生产设备配件、计算机配件、各项软件、科研物料，由集团采购部门统一采购，使用部门协助采购，其他部门或下属公司不得私自采购；
（4）食堂日常食材的采购，由集团采购部门统一委托，由公司员工食堂自行采购，但其采购情况，逐月向行政部门汇报，其他部门或下属公司不得私自采购；
1.3.2境内采购免开《物料采购申请单》部分
(一)行政性物品免开《行政用品采购申请单》，核决权限由董事长特批：
1.贺奠用物品：花圈、花篮、礼物、红包等。
2.招待用品：水果、饮料、香烟、茶叶等。
3.工具文具：书报(含技术性书籍及定期刊物)、名片、文具等。
4.商务活动：复印、打字、刻印、报表、传真等。
(二)零星采购及小额零星采购材料项目免开《采购申请单》，核决权限由董事长特批：
1.大型活动用品：饮水、气球、花盆、横幅、礼品袋等；
2.出差会务用品：餐饮、洗刷用品、住宿用品、会务用品等；
1.3.3境外采购开据《物料采购申请单》的权限，由董事长审批（详见本文附后内容）。
1.4物料采购部门职责
1.4.1总经理负责采购管理制度的审批；
1.4.2分管副总、财务总监负责采购管理制度的审核；
1.4.3采购部门负责采购管理制度的制定。
1.4.4采购部门必须严格按《采购管理制度》实施采购行为。
1.5采购原则
1.5.1询价比价原则
物品采购必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群、是否开发票等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。
1.5.2一致性原则：
采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单或作参与。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的5—10%。
1.5.3低价搜索原则：
采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。
1.5.4廉洁原则：
（1）自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。
（2）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。
（3）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。
（4）加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。
（5）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。
1.5.5招标采购原则：
凡大宗或经常使用的物品，都应通过询议价或招标的形式，由企管、财务等相关部门共同参与，定出一段时间内（一年或半年）的供应商、价格，签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场变化较快的物品，除缩短招标间隔时限外，还应随时掌握市场行情，调整采购价格。
1.5.6审计监督原则：
采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员依照公司《员工奖惩制度》等进行处罚直至追究其法律责任。
1.6采购流程
1.6.1采购申请：
每月25日前，物品（物料）需求部门根据生产或经营的实际需要，填写《物料采购申请单》（一式三联（一联存根、一联财务部、一联采购部。申请人申请采购时将财务联交归口的采购部。采购请款时将财务联附于原始发票后。），由采购部负责采购物品。《物料采购申请单》要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等，若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求。按采购申请流程：申请部门申请、部门负责人审核、采购部审核、财务部审核、经总经理批准，然后交采购部门采购。各审核环节对采购申请提出议异者，应于2个工作日内将意见反馈给采购申请部门。
1.6.2询价比价议价：
（1）每一种物品（物料）原则上需两家以上的供应商进行报价。
（2）采购员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写《询价记录表》，按低价原则进行采购。
（3）属下列情况者，无须进行比价、议价：独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品，但仍需留下报价记录。
1.6.3样品提供和确认：
（1）若须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由采购人员负责追踪，收到样品后，须第一时间送交需求部门进行确认，必要时需会同财务部等部门相关人员予以确认。
（2）对于需要保存样品的，须作封样处理，以便日后作收货比较。
1.6.4供应商选择：
（1）具有合法经营主体者。
（2）品质、交货期、价格、服务等条件良好者。
（3）信誉良好者。
（4）客户认可的供应商。
（5）能购开出合法的一般纳税人企业的《增值税专用发票》。
采购人员须建立供应商信息台帐。
1.6.5合同签订：
（1）供应商经送样审查合格后，由采购部门与选定的供应商签订《采购合同》。
（2）交易发生争执时，依据《采购合同》的核定条款进行处理。
（3）《采购合同》必须经使用部门确认、律师核准、财务确价，方可签订。
1.6.6进度跟催
（1）为确保准时交货，采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供应商处跟催，以确保物品（物料）能适时供应。
（2）若采购物品（物料）无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知需求部门，寻求解决办法，并须重新和供应商确定新的交货期，并知会需求部门。
1.6.7验收入库：
采购物品（物料）到公司后，属经营性固定资产、材料、配件等物品（物料）、非经营性固定资产、大宗劳保用品等经需求部门验收，办公用品等常用品经库管验收。首先填写《物料申请入库单》，经品管部及采购申请部门验收物料的数量、质量、规格等。验收合格后，库管人员核清物料数量并开具《入库单》，按流程办理入库手续。如公司质检人员验收不合格的，由验收部门通知采购部门，2日内办理换（退）货手续；或有数量差错，由采购部门进行物料追踪补足。
1.6.8请款流程1、每月月末25日为公司关账日。采购部需将当月发生的采购进行汇总报至财务部，总经办需将办公用品及电脑耗材编制收、发、存月报表，并按领用部门进行汇总后报至财务部。采购部根据实际发生汇总当月的运输费用，以报表方式报至财务部。
2、对于长期固定的采购项目应与供应厂商约定付款期限（月结30天、60天或90天），付款方式尽量采用转账方式支付（元以上）。
3、物料采购付款流程：
（1）物料验收确认入库完毕，由采购经办人员填写《请款单》；
（2）随着《请款单》，将《发票》、《验收入库单》、《供应商的送货回单》、《物料采购申请单（财务联）》、《采购订单》或《合同》核对确认无误后，经归口的采购部经理签字确认，报财务审核。财务审核确认后报总经理审核，董事长批准。董事长审批完毕，财务根据合同或约定付款。
（3）资料、手续不全者，不予办理。
1.7采购细节指南
1.7.1供应商的选择
1、对供应商的了解，提供尽可能详细的资金、经营许可证、产品、生产规模、资信认证等相关报告。资料越详细越好。
2、对供应商提供的资料做一个详细的归类，把这些客户归在哪类客户，并且给出是否值得扶持、资金是否值得肯定的内部分析。
3、对供应商的工厂查看。视察厂家规模是否与他们提供的基础资料一致。如果有不一致的地方就不予考虑合作。
4、向供应商提出样品需求。看样品的尺寸、规格以及其他参数是否符合需求。采购部对供应商的小批量产品进行复查。所有的小批量产品必须进行严格的实验检查。如果小批量产品通过审核，那么此供应商将为加入采购部的产品目录。
5、通过技术分析，要有检验部门的分析结果。检验其价格、质量以及其他条件，符合要求，采购部对供应商下达一个评审通知书。符合要求的供应商可以进入采购部的供应链。对于再好的供应商来说，首先要进入采购部的供应链，才能有资格为其提供产品服务。
6、供应商加入采购部的产品目录，每一个目录都需要自己去评审，每一个地方都需要重新评审一次，整个流程需要半年时间。资信问题更是重中之重，流程不能出一丝差错，资信问题更是不允许有问题。以上12个环节都成功通过以后，您就能成为此采购部的供应商，进入他们的全球供应链。要求是极其苛刻的，如果哪一个环节上出了差错，那么都将有前功尽弃的可能。采购部与供应商进行初期的商业谈判，正常的谈判时间在三个月。
1.7.2物料采购核销原则：凡是不符合公司规定原则的采购，财务部一律不予核销；特殊情况，经董事长特批，方予以核销。
第二章标准采购作业程序
2.1物料请购部门的划分
2.1.1各项材料的请购部门：
(一)常备材料：生产管理部门；
(二)预备材料：物料仓管部门；
(三)非常备材料：使用部门或仓管部门；
2.1.3生产用料：生产管理部门；
2.1.4其他用料：使用部门或仓管部门；
2.2《物料采购申请单》的开立、递送
(一)请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立请购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号(由各部门依事业部别编订)，"请购单(内购)(外购)"附"请购案件寄送清单"送采购部门。
(二)需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以请购单附表，一单多品方式，提出请购。
(三)紧急请购时，由请购部门于《物料采购申请单》"说明栏"注明原因，并加盖"紧急采购"章，以急件卷宗递送。
(四)材料检验须待试车方能实施者，请购部门应于《物料采购申请单》上注明"试车检验"及"预定试车期限"。
(五)庶务用品由仓管部门按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制《物料采购申请单》提出请购。
2.3《物料采购申请单》的开立、递送，见其他章节。
2.4请购案件的撤销
(一)请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购，同时于《物料采购申请单》第一、二联加盖红色"撤销"的戳记及注明撤销原因。
(二)采购部门办妥撤销后，依下列规定办理：
1.采购部门于原《物料采购申请单》加盖"撤销"章后，送回原请购部门。
2.原《物料采购申请单》已送仓管部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由仓管部门据以将原请购单退回原请购部门。
3.原《物料采购申请单》未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。
2.5物料采购
2.5.1采购作业方式。除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：
(一)集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。
(二)长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。
2.5.2采购作业处理期限。采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。
2.6询价、比价、议价
2.6.1采购经办人员接获"请购单(内购)"后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准得以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。
2.6.2若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于《物料采购申请单》上予以证明，经主管核发后，先会使用部门或请购部门签注意见后呈核。
2.6.3属于买卖惯例超交者(如最低采购量超过请购量)，采购经办人员于议价后，应于请购单"询价记录栏"中注明，经主管签认后呈核。
2.6.4对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。
2.6.5采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。
2.6.6"试车检验"的采购条件，采购经办人员应于《物料采购申请单》注明与厂商议定的付款条件呈核。
2.7呈核及核决
采购经办人员询价完成后，于《物料采购申请单》详填询价或议价结果及拟订"订购厂商""交货期限"与"报价有效期限"经主管审核，并依请购核决权限呈核。
2.8物料订购
2.8.1采购经办人员接到经核决的《物料采购申请单》后应以"订购单"向厂商订购，并以电话或传真确定交货(到货)日期，同时要求供应商于"送货单"上注明"请购单编号"及"包装方式"。
2.8.2若属分批交货者，采购经办人员应于《物料采购申请单》上加盖"分批交货"章以资识别。
2.8.3采购经办人员使用暂借款采购时，应于《物料采购申请单》加盖"暂借款采购"章，以资识别。
2.9进度控制及事务联系
2.9.1采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以《采购进度控制表》控制采购作业进度。
2.9.2采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制"进度异常反应单"并注明"异常原因"及"预定完成日期"，经呈主管核示后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处理。
2.10整理付款
2.10.1仓管部门应按照已办妥收料的《物料采购申请单》连同《材料检验报告表》(其免填《材料检验报告表》部分，应于收料单加盖免填材料检验报告表章)送采购部门，经与发票核对无误，于翌日前由主管核章后送会计部门。会计部门应于结帐前，办妥付款手续。如为分批收料者，《物料采购申请单》的会计联须于第一批收料后送会计部门。
2.10.2材料须待试车检验者，其订立合同部分，依合同规定办理付款，未订合同部分，依采购部门呈准的付款条件整理付款。
2.10.3短交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。
2.10.3超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。
第三章境外采购作业处理
3.1询价、比价、议价
3.1.1外购部门依《物料采购申请单》的需求日及急缓件加以整理，并依据供应厂商资料，并参考市场行情及过去询价记录，以电话或传真方式进行询价作业，但因特殊情况(独家制造或代理等原因)应于《物料采购申请单》注明外，原则上应向三家以上供应厂商询价、比价或经分析后议价。
3.1.2请购的材料规范较复杂时，外购部门应附上各厂商所报材料的重要规范并签注意见后，会请购部门确认。
3.2呈核及核决
3.2.1比价、议价完成后，外购部门应填制"请购单(外购)"，拟订"订购厂商""预定装船日期"等，连同厂商报价资料，送请购部门依采购核决权限核决。
3.2.2核决权限
（1）境外采购部门，由董事长特批，一事一批。
（2）采购金额以CIF美元总价折合，由董事长核决。
3.2.3采购案件经核决后，如发生采购数量、金额的变更时，请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核；但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决。
3.3订购与合同
3.3.1《物料采购申请单》经核决送回外购部门后，即向厂商订购并办理各项手续。
3.3.2需与供应厂商签订长期合同者，外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书，依采购核决权限呈核后办理。
3.4进度控制及异常处理
3.4.1外购部门应以《物料采购申请单》及"采购控制表"控制外购作业进度。
3.4.2外购部门于每一作业进度延迟时，应主动开立"进度异常及反应单"记明异常原因及处理对策，据此修订进度并通知请购部门。
3.4.3外购部门于外购案件"装船日期"有延误时，应主动与供应厂商联系催交，并开立"进度异常反应单"记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并依请购部门意见处理。
3.5进口签证前(《物料采购申请单》核准后)的专案申请
3.5.1专案进口机器设备的申请。专案进口机器设备时，外购部门应准备全部文件申请核发"输入许可证"，申请函中并应请求"国贸局"在"输入许可证"加盖"国内尚无产制"的戳记及核准章，以便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税。
3.5.2进口度量衡器及管理物品时，外购部门应于申请"输入许可证"之前准备"报价单"及其他有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口。
3.6进口签证。外购材料订购后，外购部门应即检具《物料采购申请单》及有关申请文件，以"申请外汇处理单"(需在一星期内办妥结汇时，加填"紧急外购案件联络单")送进口单位办理签证。进口单位应依预定日期向"国贸局"办理签证，并于"输入许可证"核准时通知外购部门。
3.7.1进口保险
3.7.1FOB、FAS、C＆F条件的进口案件，进口单位应依《物料采购申请单》外购部门指示的保险范围办理进口保险。
3.7.2进口单位应将承保公司指定的公证行在《物料采购申请单》上标示，以便货品进口必须公证时，进口单位凭以联络该指定的公证行办理公证。
3.8进口船务
3.8.1FOB、FAS的进口案件，进口单位(船务经办人员)于接获《物料采购申请单》时，应视其"装运口岸"及"装船期限"并参照航运资料，原则上选定三家以上船公司或承揽商，以便进口货品可机动选择船只装运。
3.8.2进口单位(船务经办人员)应将所选定的船公司或承揽商品名称，提供进口结汇经办人员，于"信用状开发申请书"列明，作为信用状条款，向发货人指示装船。
3.8.3如因输出口岸偏僻或因使用部门急需，为避免到货延误，外购部门应于《物料采购申请单》上注明，避免在信用状指定船公司而委由发货人代为安排装船。
3.9.1进口结汇。进口单位应依《物料采购申请单》标示的"间发信用状日期"办理结汇，并于信用状(L／C)开出后以"开发L／C快报"通知外购部门联络供应厂商。
3.10.1进口物料税务
3.10.1免货物税及"工业用证明"的申请
1.进口的货品可申请免货物税者，外购部门应于"输入许可证"核准后，检具必需文件，向税捐处申请，经取得核准函后向海关申请免货物税。
2.除"免凭经济部工业局证明办理具结免税进口"的项目外，其他合于免税规定的人造树脂类材料，外购部门应于开发"信用状"后检具必需文件向经济部工业局申请"非供塑胶用"证明，以便于报关时据此向海关申请依工业用物品税率缴纳进口关税。
3.10.2专案进口税则预估及分期缴税的申请及办理外购部门应于进口前，检具有关文件，凭以向海关申请税则预估，等核准后并办理分期缴税及保证手续。
3.11输入许可证、信用状的修改。供应商成本公司要求修改"输入许可证"或"信用状"时，外购部门应开立"信用状、输入许可证修改申请书"经呈核后，检具修改申请文件送进口事务科办理。
3.12装船通知及提货文件的提供
3.12.1外购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时，应立即填制"装船通知单"分别通知请购部门、仓管部门及有关部门。
3.12.2外购部门收到供应商的装船及提货文件时，应检具"输入许可证"及有关文件，以"装运文件处理单"先送进口单位办理提货背书。
3.12.3提货背书办妥后，外购部门应检具"输入许可证"及提货等有关文件，以"装运文件处理单"办理报关提货。
3.12.4管理进口物品放行证的申请：进口管理物品时，外购部门应于收到装运文件后，检具必需文件送政府主管机关申请"进口放行证"或"进口护照"，以便据此报关提货。
3.13.1进口报关
3.13.1关务部门收到《物料采购申请单》及报关文件时，应视买卖、保险及税率等条件填制"进口报关处理单"连同报关文件，委托报关行办理报关手续，同时开立"外购到货通知单"(含外购收料单)送材料库办理收料。
3.13.2不结汇进口物品，进口单位应于接获到货通知时，查明品名、数量等资料，并会外购部门确认需要提货者再行办理报关提货。如系无价进口的材料、补运赔偿及退货换料等，报关时关务部门应开立"外购到货通知单(含外购收料单)"通知收货部门办理收料，而属其他材料及物品则由收件部门于联络单签收后，送处理部门处理。
4.13.3关税缴纳前进口单位应确实核对税则、税率后申请暂借款缴纳。
3.13.4海关估税的税率如与进口单位估列者不符时，进口单位应立即通知外购部门提供有关资料，于海关核税后14天内以书面向海关提出异议，申请复查，并申请暂借款办理押款提货。押款提货的案件，进口单位应于"进口报关追踪表"记录，以便督促销案。
3.13.5税捐记帐的进口案件，进口单位应依《物料采购申请单》，于报关时检具必需文件办理具结记帐，并将记帐情况记入"税捐记帐额度记录表"及"税捐记帐额度控制表"。
3.13.6船边提货的进口材料，进口单位应于货物抵港前办妥缴税或记帐手续，以便船只抵港时，即时办理提货。
3.14报关进度控制。关务部门应分报关、验关、估税、缴税、放行五阶段，以"进口报关追踪表"控制通关进度。
3.15.1公证
3.15.1各公司事业部应依材料进口索赔记录及材料特性等因素，研判材料项目(如外购散装材料)，通知进口单位于材料进港时，会同公证行前往公证。
3.15.2外购材料于验关或到厂后发现短损而合于索赔条件者，进口单位应于接获报关行或材料库通知时，联络公证行办理公证。
3.15.3进口货品办理公证时，进口单位应于公证后配合索赔经办时效，索取公证报告分送有关部门。
3.16退汇
3.16.1外购部门依进口材料的装运情况，判断信用状剩余金额已无装船的可能时，应于提供报关文件时提示进口单位，并于进口材料放行及"输入许可证"收回后，开立"信用状退汇通知单"连同"输入许可证"送进口事务科办理退汇。
3.16.2退汇金额较大，但信用状未逾有效期限者，外购部门应向供应厂商索回信用状正本，送进口单位办理退汇。
3.17.1索赔
3.17.1外购部门接到收货异常报告("材料检验报告表"或"公证报告"等)时，应立即填制"索赔记录单"连同索赔资料交索赔经办部门办理。
3.17.2以船公司或保险公司为索赔对象者，由进口单位办理索赔；以供应厂商为索赔对象时，由外购部门办理索赔。
3.17.3索赔案件办妥后，"索赔记录单"应依原采购核决权限呈核后归档。
3.18.1退货或退换
3.18.1外购材料须予退货或退换时，外购部门应适时通知进口单位依政府规定期限向海关申请。
3.18.2复运出口、进口的有关事务，外购部门应负责办理，其出口进口签证、船务、保险报关等事务则委托出口单位及进口单位配合办理。
3.18.3退换的材料进口时依本节有关规则办理。
第四章招标采购管理
4.1招标采购
4.1.1本招标包括公开招标、邀请招标和议标。
公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或其他组织投标。
邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或其他组织投标。
议标是指无法达到3个投标人或不便按招标方式处理的业务，经批准参照招标的技术质量标准、成本控制、操作透明度等要求，邀请相关法人或备选交易方报价，与其洽谈，经评议，从中选定中标人的方式。
4.1.2招标项目必须坚持公开、公平、公正、诚信、透明、择优的原则，任何单位和个人不得将必须招标的项目化整为零或者以其他方式规避招标。
4.2招标业务范围
4.2.1招标采购机构及权限
（1）根据本公司组织架构设置，由采购部负责本公司产品采购招标工作。
结合采购部人员配置及专业能力的现状，招标实施中应最大限度调集公司专业人员资源，共同参与公司招标采购和指导监督工作，其他部门应给予积极支持与配合。
（2）对于单项合同金额在50元人民币以上，由项目管理委员会负责采购。
4.2.2招标机构的设置及职责
（1）招标机构由招标领导小组、招标工作小组构成。
（2）招标机构设置
（一）招标领导小组人员构成及职责。招标领导小组成员由各采购总经理、分管总经理、财务总监、及采购部经理共同组成，以上领导如无法参加会议时，应提供个人意见或指定被授权人代为履行职责。招标领导小组工作职责：
①负责审定招标有关的规定、办法；
②决定招标工作的重大问题和重大事项；
③组织成立招标工作小组并任命其成员；
④主持招标会，对招标计划、招标文件、资格评审结果和评标报告等主要环节进行审核确认；
⑤确定中标单位及授权签署正式合同。
（二）招标工作小组人员构成及职责。招标工作小组由采购部经理及部门成员、需求部门专业技术人员共同组成。采购部牵头，根据需要有权邀请有经验的专业人员共同参与，各部门应给予支持与配合。招标工作小组的工作职责：
①统计招标的技术信息及要求的总体情况；
②编制及发布资格预审文件及招标文件；
③对招标文件答疑；
④接收投标文件；
⑤审阅各投标人的投标情况，就投标文件向投标人质疑；
⑥提交评标报告，包括推荐中标候选人排名；
⑦发出中标通知书；
⑧合同谈判、办理合同签订手续；
⑨整理招标有关文件和资料并归档。
4.2.3招标工作小组人员守则：
1、必须遵守评标纪律、不得泄密；
2、必须公正客观、不得循私；
3、必须科学与严谨、不得草率。
4、招标标回避制度。
4.2.4招标小组成员有下列情形的，应当回避：
（一）投标商主要负责人的近亲友；
（二）与投标人有经济利益关系，可能影响评标结果的；
（三）其他可能影响评标公正结果的情形。
4.3资格审查及投标人数据库管理
4.3.1资格审查活动应当遵循公平、公正、科学、择优的原则。采购部门不得以不合理的条件限制、排斥潜在投标人，不得对潜在投标人实行歧视待遇。
4.3.2资格审查由采购部门负责，资格评审报告报招标领导小组审批，资格审查的监督由招标工作小组负责，任何单位和人员不得非法干预或者影响资格评审结果。
资格审查分为资格预审和资格后审
（一）资格预审
资格预审是指在投标前对潜在投标人进行的资格审查，一般适用于金额比较大、投标人较多或者大型、技术复杂的公开招标项目。
资格预审的程序：
①招标工作小组准备资格预审文件；
②公开发布资格预审公告；
③发售资格预审文件；
④待投标申请人递交资格预审申请书后，对投标申请人进行必要的调查，对资格预审申请书进行评审；
投标申请人一般应独家申请资格预审，若以联合体形式申请必须遵守以下规定：
①每个成员均须通过资信登记，并单独提交资格预审申请书；；
②投标申请人，不得以其他形式对同一合同段再次申请资格预审。
资格预审的内容包括：
①投标人投标合法性审查，包括投标人是否为正式注册的法人或其他组织，是否具有独立签约的能力，是否处于正常的经营状态，即是否处于被责令停业，有无财产被接管、冻结等情况，是否正处于被暂停或已清除出数据库未满3年。
②投标人质量认证审查，包括投标人是否有产品生产许可证、产品质量检验报告，是否通过ISO系列质量体系认证，是否有质量管理控制流程等内容。
③投标人的信誉及售后服务质量审查，包括投标人以往的项目是否按期履行；是否曾提供过与标的物同类的优质货物及服务，是否受到以前项目业主的好评。
投标人技术能力审查，包括投标人是否具备充足的设计或技术专业人员，是否具备先进的生产技术和装备。
投标人的财务能力审查，包括投标人偿债能力、运营能力、盈利能力、供应能力审查。
（二）资格后审
资格后审是指在开标后对投标人进行的资格审查，除投标发生以下所述情况外，一般不需要进行资格后审：
①参与本采购投标主要管理人员发生变化，变化后可能给采购产品的供应带来影响；
②财务状况发生变化，存在债务纠纷，被责令停业清理，处于破产状况。
建立合格投标人数据库。通过资格评审的投标人，由采购部统一建立投标人数据库。数据库应记录投标人基本资料，所有采购产品的招标范围优先从现有投标人数据库中选择。
纳入数据库的投标人必须符合以下要求：
（一）依法设立的企业法人；
（二）具有国家规定企业资质证书、安全生产许可证书、营业执照或其它资格证明文件；
（三）合法经营、管理规范、业绩突出，技术力量和资金实力雄厚，业绩在本行业中有一定的知名度；
（四）重合同、守信用，信誉良好；
（五）近三年无重大质量、安全事故。
采购部组织数据库投标人的资格复审，符合要求的投标人可在数据库中保留，否则将予以删除。复审时间为每半年1次。
清除出合格投标人资料库情形，包括但不限于以下情形，且未满3年不接受其加入合格投标人资料库：
（一）提供的产品不能达到公司要求，反映情况多次后仍不能达到合约要求的；
（二）与本公司发生法律诉讼的；
（三）提交的有关资料或数据，存在隐瞒真相、弄虚作假的；
（四）因行贿、受贿、串通投标、转包、挂靠或暴力抗法而受到有关政府部门通报或处罚的；
（五）无正当理由不履行或拒绝履行合同的；
（六）被责令停产停业，处于破产清算状态的；
（七）存在其他重大违法、违规现象的。
4.4招标采购工作流程
4.4.1招标采购工作流程
（一）成立招标机构
成立招标领导小组，由招标领导小组组织成立招标工作小组并任命其成员。
（二）招标准备
统计原招标的产品采购渠道、采购价格，预计年度需求量，进行市场调研，对招标产品的市场分布、供应商家及厂家进行了解，提交对前期供货单位合同履行情况的评审报告，努力寻找满足产品条件的新渠道。
（三）编制资格预审文件和招标文件
资格预审文件由采购部门负责编制，经财务部门审核，招标领导小组审批，并作为范本，供内部使用。资格预审文件的编制一般包括以下内容：资格预审通告，投标申请人资格预审须知，投标申请人资格预审申请书，资格预审评分表，投标申请人资格预审合格通知书。投标须知内容包括：
①招标文件的说明；
②投标文件递交，如密封与标记要求、截止时间、修改与撤回、延迟提交的处理等；
③开标与评标，如开标程序、澄清、评标原则与方法、中标条件等；
④投标保证金。
（四）发布招标公告、发售资格预审文件，对申请的投标人进行资格预审
采购部门通过电视、因特网等大众传媒发布招标公告或以投标邀请书的方式邀请特定的法人或其他组织投标，并对投标申请人发售资格预审须知和资格预审申请书。
投标人资格预审由招标工作小组负责，根据投标人实际情况对其进行资格预审的评审，评审合格的投标人由采购部门编制评审报告报招标领导小组审批。领导小组审批通过后，采购部门应及时以书面形式通告评审合格的投标人；向未通过资格预审的投标人书面告知结果，并写明具体原因或者理由。通过评审的投标人信息资料将纳入合格投标人数据库。
（五）发售招标文件，收取投标保证金，对招标文件答疑
采购部门向合格的投标申请人发售招标文件，收取投标保证金，并要求投标申请人核对招标文件等有关资料后，以书面形式予以确认。
投标保证金可采用现金、支票、银行汇票，也可以是银行出具的银行保函，保证金数额一般不超过投标总价的2%，最高不超过50万元人民币。
采购部门对已发出的招标文件进行必要的澄清或者修改的，应当在招标文件要求提交投标文件截止时间至少10个工作日前，以书面形式通知所有招标文件收受人。
投标人对招标文件中发现的疑问或不清楚的问题，采购部门应当给予书面解释和答复。
（六）接收投标文件
投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件，投标文件应当对招标文件提出实质性要求和条件做出响应。
编制投标文件的时间自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止，最短不得少于10个工作日。
采购部门收到投标人文件后，应当向投标人出具标明签收人和签收时间的凭证，并妥善保存投标文件。在开标前，任何单位和个人均不得开启投标文件。在招标截止日后送达的招标文件，视为无效的投标文件，采购部门应当拒收。
在投标截止日前，投标人可以补充、修改或者撤回已提交的投标文件，并书面通知招标人，补充、修改的内容为投标文件的组成部分。
（七）主持开标会。
标会由招标领导小组主持。
开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行，开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。开标过程应当记录，并存档备查。
开标时，投标人有权检查投标文件的密封情况，经确认无误后，招标工作人员当众拆分，按照约定宣读投标人名称及有关内容。
在开标时，投标文件出现下列情况之一的，应当作为无效投标文件，不得进入评标：
①投标文件未按照招标文件的要求予以密封的；
②投标文件中的投标函未加盖投标人的企业及企业法定代表人印章的，或者企业法定代表人委托代理人没有合法、有效的委托书原件及委托代理人印章的；
③投标文件的关键内容字迹模糊、无法辨认的；
④投标人未按照投标文件的要求提供投标保函或投标保证金的；
⑤组成联合体投标的，投标文件未附联合体各方共同协议的。
（八）评标
采购部门应当采取必要措施，保证评标在严格保密的情况下进行，任何单位和个人不得非法干预、影响评标的过程和结果。
招标小组应当按照制定的评标标准和方法，对投标文件进行评审、比较和打分。招标小组完成评标后，应当向采购部门提交书面评标报告，并推荐合格的中标候选人。
评标报告应当如实记载以下内容：
①开标时间和地点；
②招标工作小组成员名单；
③投标商各次报价；
④与投标商谈定的特约条款；
⑤废标情况说明；
⑥评标小组对投标商的推荐排序和理由；
⑦签订合同前要处理的事宜；
⑧澄清、说明、补正事项纪要。
招标工作小组初审评标报告后未发现违规现象的，评审报告上报招标领导小组审核。
招标工作小组可以以书面方式要求投标人对投标文件中含义不明确、对同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容做出必要的澄清、说明或者补充。澄清、说明或者补充应当以书面方式进行并不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。投标文件中的大写金额与小写金额不一致的，以大写金额为准。
有下列情况之一的，投标应作废标处理：
①投标人以他人名义投标、串通投标、以行贿手段谋取中标或者以其他弄虚作假方式投标的；
②投标人报价明显低于其他投标报价或者明显低于标底，且投标人不能合理说明或者不能提供相关证明材料的；
③投标人条件不符合招标文件要求，或者拒不按照要求对投标文件进行澄清、说明或者补充的；
④投标人被吊销营业执照、责令停产停业、主要资产被抵押冻结、被行政处罚未满3年的。
⑤其它重大违规现象。
（九）定标及发出中标通知书
招标领导小组根据招标工作小组初审的评标报告和推荐的中标候选人确定中标人。中标人确定后，由采购部门向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果书面通知或电话通知所有未中标的投标人。
（十）合同谈判及签订
采购部门应当自中标通知书发出之日起20个工作日内，与中标人洽谈合同，合同草稿报招标领导小组审核后，呈交采购总经理或工程总经理签署正式合同。
（十一）招标有关文件和资料的归档
招标工作完成后，由采购部门将招标有关的文件和资料整理归档，使招标工作具备可追溯性。资料文件主要包括：招标文件、答疑文件、各投标单位投标书、开标过程、评委打分记录、评标报告、中标通知书等。
4.5招标纪律及奖惩
4.5.1招标领导小组、招标工作小组成员必须严守秘密，不得向投标人提供任何有关撰写标书的指导性建议，不得向投标人透露其它投标人的任何信息，不得擅自接触和拆阅密封的投标文件，不得透露评审员在评标程序中的任何言论和总分以外的计分情况。工作人员或其亲属与投标单位有利害关系的，必须向招标领导小组提出回避申请，由招标领导小组决定其是否回避。
4.5.2工作人员违反本制度规定，泄露与招投标活动有关的情况和资料的，或者与投标人串通损害公司利益的，视其情节，可给予扣薪、通报批评、降级、免职、辞退处理；评标人员在评标过程中违反评标标准和办法，不能客观公正地履行职责，取消其评标资格，视其情节，可给予扣薪、通报批评、降级、免职、辞退处理；构成犯罪的，移送司法机关追究刑事责任。
4.5.3以上人员违反本制度规定，但未给公司造成损失，包括直接和间接损失，给予通报批评；造成损失的，除通报批评外，根据损失金额大小给予相应处罚。损失在10万元人民币以内的，给予扣薪处理；损失超过10万元给予辞退处理；构成犯罪的，移送司法机关追究刑事责任。
第五章价格及质量的复核
5.1价格复核与市场行情资料提供
5.1.1采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考。
5.1.2采购部门应就企业内各公司事业部所提重要材料的项目，提供市场行情资料，作为材料存量管理及核决价格的参考。
5.2质量复核。采购单位应就企业内所使用的材料质量予以复核(如材料选用、质量检验)等。
5.3异常处理。审查作业中，若发现异常情况，采购单位审查部门应即填制"采购事务意见反应处理表"(或附报告资料)，通知有关部门处理。
5.4进料验收管理办法
5.4.1待收料。物料管理收料人员于接到采购部门转来已核准的"采购单"时，按供应商、物料别及交货日期分别依序排列存档，并于交货前安排存放的库位以利收料作业。
5.4.2内购收料
1.材料进厂后，收料人员必须依"采购单"的内容，并核对供应商送来的物料名称、规格、数量和送货单及发票并清查数量无误后，将到货日期及实收数量填记于《物料采购申请单》，办理收料。
2.如发觉所送来的材料与"采购单"上所核准的内容不符时，应即时通知采购处理，并通知主管，原则上非"采购单"上所核准的材料不予接受，如采购部门要收下该等材料时，收料人员应告知主管，并于单据上注明实际收料状况，并会签采购部门。
5.4.3外购收料
1.材料进厂后，物料管理收料人员即会同检验单位依"装箱单"及"采购单"开柜(箱)核对材料名称、规格并清点数量，并将到货日期及实收数量填于"采购单"。
2.开柜(箱)后，如发觉所载的材料与"装箱单"或"采购单"所记载的内容不同时，通知办理进口人员及采购部门处理。
3.其发觉所装载的物料有倾覆、破损、变质、受潮……等异常时，经初步计算损失将超过元以上者(含)，收料人员即时通知采购人员联络公证处前来公证或通知代理商前来处理，并尽可能维持异状态以利公证作业，如未超过元者，则依实际的数量办理收料，并于"采购单"上注明损失数量及情况。
4.对于由公证或代理商确认，物料管理收料人员开立"索赔处理单"呈主管核示后，送会计部门及采购部门督促办理。
5.4.4材料待验。进厂待验的材料，必须于物品的外包装上贴材料标签并详细注明料号、品名规格、数量及入厂日期，且与已检验者分开储存，并规划"待验区"以为区分，收料后，收料人员应将每日所收料品汇总填入"进货日报表"以为入帐清单的依据。
5.4.5超交处理。交货数量超过"订购量"部分应予退回，但属买卖惯例，以重量或长度计算的材料，其超交量的3%(含)以下，由仓管部门于收料时，在备栏注明超交数量，经请购部门主管(含科长)同意后，始得收料，并通知采购人员。
5.4.6短交处理。交货数量未达订购数量时，以补足为原则，但经请购部门主管(科长含)同意者，可免补交，短交如需补足时，仓管部门应通知采购部门联络供应商处理。
5.4.7急用品收料。紧急材料于厂商交货时，若仓管部门尚未收到《物料采购申请单》时，收料人员应先洽询采购部门，确认无误后，始得依收料作业办理。
5.4.8材料验收规范。为利于材料检验收料的作业，质量管理部门就材料重要性及特性等，适时召集使用部门及其他有关部门，依所需的材料质量研订"材料验收规范"，呈总经理核准后公布实施，以为采购及验收的依据。
5.5材料检验结果的处理
5.5.1检验合格的材料，检验人员于外包装上贴合格标签，以示区别，物料管理人员再将合格品入库定位。
5.5.2不合格验收标准的材料，检验人员于物品包装贴不合格的标签，并于"材料检验报告表"上注明不良原因，经主管核示处理对策并转采购部门处理及通知请购单位，再送回物料管理凭此以办理退货，如特采时则办理收料。
5.6退货作业。对于检验不合格的材料退货时，应开立"材料交运单"并检附有关的"材料检验报告表"呈主管签认后，凭此异常材料出厂。
第六章设备引进管理
6.1原则
6.1.1引进设备是一项重要、严肃的工作，各级人员必须高度重视，以严肃的态度进行此项工作。
6.1.2引进工作必须坚持原则，秉公办事，维护公司的利益。坚持综合考虑"质量、价格、交货期、售后服务"四个方面，要竞争，择优选取。
6.2方法和程序
6.2.1设备引进项目由总工办提出，然后交引进小组审定，报公司总经理批准后，由引进小组组织总工办及有关技术人员进行项目的招标和谈判。
6.2.2需要招标或询价的项目，必须通过讨论确定招标、询价的对象。总工办制定和发放招标书，并妥善保管外商的投标资料。
6.2.3引进小组组织项目的开标和议标，并确定谈判对象及有关事项。
6.2.4引进小组负责通知供应商谈判。谈判时引进小组成员一般不少于总人数的四分之三。
6.2.5开标、议标和谈判必须指定专人记录。记录资料必须妥善保存。
6.2.6物料部负责编制合同书并完成其他商务事项。
6.3纪律注意事项
1.引进项目的招标、询价和谈判，必须严格按照有关规定和程序进行。
2.引进工作人员必须严格遵守公司的有关情报和机密。任何人不得单独与供应商接触谈及引进项目的实质性问题，更不能向对方泄露公司拟定的标底和谈判策略，任何人不得将我方的重要信息以任何方式告知对方。
3.在引进工作过程中，除正当的业务或礼节需要接受少量价值不高的纪念品外，不准单独接受超额馈赠礼品，确实难以拒绝的应交公司处理。
4.对于违反上述规定者，视情节轻重，给予相应的纪律处分；触犯刑律的，交司法机关追究其刑事责任。
6.4其他。技术培训、验收的名单由总工办与相关主管领导研究确定报总经理批准，根据工作关系和需要与相关主管领导研究确定。
第七章委托制造、外协加工管理
7.1总则
7.1.1范围。本细则系指配合本公司销售、生产上需要，需通过协作厂商完成新产品零配件的试作、量试及认可后的大量外协制造等作业均属此范围。
7.1.2外协类别。外协依其加工性质的不同区分为：
(1)成品外协。系指由本公司提供材料或半成品供协作厂商制成成品，其外协加工后即可缴交物量部门当作成品销售或可直接由协作厂商交运者。
(2)半成品外协。系指由本公司提供材料、模具或半成品供协作厂商制造，其外协加工后尚需送回本公司再经过加工始能完成成品者。
(3)材料外协。产品制造所需经过的某段加工过程必需的材料，由于本公司无此种设备(或设备不足)需要外协加工使其于公司内能使用均属之。
7.1.3经办部门：采购部门办理。
7.2厂商调查
(1)为了解外协厂商的动态及产品质量，采购外制人员应随时调查，凡欲与本公司建立外协关系而能符合条件者应填具"协作厂商调查表"以建立征信资料，作为日后选择协作厂商的参考。"协作厂商调查表"一式一份呈主管核准后，自存。
(2)采购外制人员应依据"协作厂商调查表"每半年复查一次以了解厂商的动态，同时依变动情况，更正原有资料内容。
(3)于每批号结束后，将协作厂商试作、外协的实绩转记于"协作厂商调查表"以供日后选择厂商的参考。
7.3申请
(1)试作.采购外制人员依据产品设计人员所填制的"开发通报书"、"开发进度表"、"新开发零件部门进度追踪报告"、"零件表"及图详细审核归划外制的零配件等资料是否齐全、清晰，并即按进度要求分别开立"外协加工申请单"一式四联，呈总经理核准后，第一联送会计部门，第二联自存，第三、四联物量，待试制品合格收料后，第三联附发票、收料单送会计部门整理付款。
(2)量试
1.采购外制人员于第一批小量试作品完成并送交工程设计人员经确认正常后(如需修改，则再通知外协厂商重新送样，以迄正常为止，即进行第二阶段的试量，其中申请手续同第七条第一项作业。
2.如于量试与试作过程中，产品设计人员为求产品增加美观与功能必需增减或修改某些零配件时，应统一由产品设计人员重新绘制零配件成品图，循第七条第一项作业，唯若必需重新开发模具者，应洽协作厂商提供损失的费用。
7.4询价
(1)采购外制人员提出"外协加工申请单"前，应依需要日期及协作厂商资料进行询价，询价对象以二家以上为原则(最好三家)并需提供估价单，其内容有模具与零件的材料、人工、税金、利润等资料，每家填写壹张"外包零件模具估价表"及"估价分析表"。
(2)经办人员审核估价明细表后循议价、比价方式(以确保质量交货期为前提)将询价记录填写于"外协加工申请单"内呈主管核准后，外制人员需将承制厂商、外协工资及约定交货期转记于"外协加工控制表"凭以控制外协品的交货期。
(3)为配合工程设计部门之要求或制造部门的紧急需求，采购外制人员得参考以往之类似品的外协价格，免经过议价、比价手续，径行指定信用可靠的厂商先行加工作业，但亦应事后补办"外协申请单"及签订合同的手续。
7.5外协内容与厂商变更
(1)外协询价经核准后，如需变更外协内容或承制厂商时，承办部门应开立"外协内容变更申请表"一式四联，注明变更的原因及更改的厂商呈主管核准，第一联送会计部门，第二联送物料管理，第三联办理付款时与发票一并附出，第四联自存。
(2)变更内容应转记于"外协加工控制表"内凭以管理进度。
7.6签订合同
(1)询价完成后，采购外制人员应于外协零配件交运前与协作厂商签订"外制品制作进度追踪表"一式二联，一联自存，一联送协作厂商据此依进度作业，同时订立"模具开发及制品委托制作契约书"。
(2)"模具开发及制品委托制作契约书"一式三份，由协作厂商用印后，送呈科长、总经理核准用印后，一份送协作厂商，一份送会计部门，一份自存。
(3)协作厂商履行合同情况如有异常致使本公司遭受损失时，采购外制人员应立即设法改善依约追偿，并即以签呈，呈报主签，转呈总经理核示处理，扣损失金额超过××元以上时，应转呈总经理核示。
7.7质量检查
(1)检查依据。协作厂商就依据采购外制人员所提供的正式工程图或样品，先行以"检查记录表"检查通过后，连同零配件(以塑胶透明袋装妥，并于袋上标明：
1、零配件名称；
2、数量；
3、厂商；
并送交物料管理单位及外制人员登记，并转交产品设计人员检验。
(2)试样检查.工程产品设计人员于接到采购外制人员所转来的样品后，应依原工程图的要求检查其规格与物性，其处理方式如下：
1.检验合格者：经检验合格者即填写"检查记录表"连同试样送交采购外制人员转记于"外协加工控制表"结案，并将零配件连同"检查记录表"送物料管理单位办理入库收料，待通知试装。
2.检验不合格者：其检验不合格的零配件，应由产品设计人员于"检查记录表内注明不合格的原因，送回采购外制人员转记于"外协进度表"内，继续追踪协作厂商如期(或延期)完成。
3.如于检验过程中发生设计变更等事项，仍应通过采购外制人员向协作厂联系要求变更事宜。
7.8付款
(1)试作与量试之外协加工零配件经检验合格由物料管理单位办理入库后，采购外制人员应将"外协申请单"第三联，"收料单"第一联及发票一并核对无误，并呈核后，转会计部门审查凭以付款。
(2)若由本公司支付模具费用者，除前述的付款凭证外，另由协作厂商提示模具、机具的照片各壹祯粘贴于"模具履历表"内连同发票一并送交本公司整理，并建卡列入资产管理。
(3)采购外制人员每半年整理壹次各协作厂商到期应付未付的试作、量试、模具费用于"外制零配件逾期支付费用明细表"内一式二联，提出原因对策后呈主管核示，一份自存，凭以追踪，一份送会计部门备查。
7.9模具管理
(1)建档。按照固定资产管理办法，几经本公司支付模具费的任何模具均应按其编号别(按固定资产电脑编号说明书原则编定)列帐管理，每一模具以一张"固定资产登记卡"列管。
(2)异动
1.配合外协零配件质量与交货期等因素的变动，必需将模具由原协作厂异动到其他(或新开发)的协作厂或使用结案需移回本厂保管时，应按出入厂管理办法填写"物品出入厂凭单"一式三联，于出(入)厂内注明异动原因后呈主管核准，第一联自存，第二、三联送交原协作厂商签名后，第二联连同物品送回本厂(或新协作厂商)，第三联存原协作厂商。
2.凡异动后的资料均应详细记载于"固定资产登记卡"内，若因产品停止生产、制程变更、设备更新等原因而闲置时，采购外制人员应以"闲置固定资产处理表"一式三联，提报模具闲置原因及研拟处理对策后，会业务部门呈总经理核准，第一联送会计部门，第二联送物料管理单位，第三联自存。
7.10协作厂商绩效评核
(1)为使协作厂商适时交运优良质量的零配件给予本公司生产总使用，采购外制人员应每月整理"外作品新开发评分表"，区分为A、B、C品种等级，呈主管核准后，参酌质量交货A级者，其货款以现金方式支付以示奖励；B级者货款以一个月票期支付；C级者以二个月票期支付(含新开发的协作商厂)；D级者以叁个月票期支付，而列入D级的协作厂商连续超过三次者，应予淘汰重新寻觅新协作厂商代替。
(2)采购外制人员为便于外协加工申请作业应于每月底将各协作厂所交的项目规格、材质、加工条件、价格等记录于"外制零配件交运动态表"，依机种别分类归档，以利查询。
7.11量试外协
7.11.1生产资料通知。经量试的样品，经工程设计人员认可后，由采购外制人员主动联系生产部人员领取相关资料(产品零件表、零件图、组合图、标准规格及用料清单、零件部品的流程图及说明书、制程能力分析、产能设定资料、样品及各项操作、质量的基准等)，(若因业务需要，可由采购外制人员继续量产的采购)应立即由采购外制人员主动召集此项检查会，提出量试期间发生的各项修正与变化，详细列入会议记录。
7.11.2量产订购、询价、收料、付款作业
(1)采购外制人员于接获产销部门通知生产后，即(按交货期间)适当安排各项外制零配件的交货进度，其手续同前第八条的询价作业，如价格与对象不变，不必再填"外协申请单"，而直接以"订购单、填写、单价栏注明系外协单价按正常采购方式作业。
(2)公司提供原物料者，由生产部门提出申请核准后，填写"外协出厂单"连同原料、半成品随车交运，"外协出厂单"一式四联，第一联自存，第二联存会计，第三、四联送厂商，第四联由厂商签回，待加工完成并检验合格后，由物料管理单位填写"外协收料单"一式四联，第二联送会计，第一、三联自存，待收到发票后，连第一联整理付款，第四联送厂商。
第八章附则
8.1本规定由公司采购部负责解释。
8.2本规定自发文之日起执行。
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