学制度,不迷路设计研究院办公用品管理实

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制度依据

关于印发《设计研究院办公用品管理实施细则》的通知

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总则

第一条为加强院办公用品管理，节约成本，提高效率，规范流程，实现办公用品标准化，特制定公司办公用品管理实施细则。

第二条本细则是集团公司制度体系第三层级，其上一级为《中国二十冶集团有限公司办公用品采购管理办法》。

第三条本细则适用于公司各部室、BIM中心、设计院及各所（以下简称各部门）。

第四条本细则主要应对以下风险：

（一）办公用品管理制度不健全，导致办公用品管理工作无序；

（二）办公用品管理职责和范围界定不清，导致增加采购成本；

（三）办公用品采购供应商管理不力，导致办公用品质量得不到保证，影响正常办公业务。

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管理职责

第五条公司办公用品管理实行“集中采购、标准化管理”的原则，实行定期统一采购，统一发放，统一回收处理。对于零散性、急用及特殊的办公用品实行报告审批制度。

第六条综合办公室职责

综合办公室为办公用品的归口管理部门，负责：

（一）办公用品管理实施细则的制定和修改；

（二）预算内办公用品采购的审核与控制；

（三）办公用品的计划、采购、分发和保管；

（四）办公用品标准的制定、采购选型、出入库登记、更新调配和回收报废处置；

（五）公司办公用品台账管理。

第七条运营部职责

（一）负责审核年度办公用品采购预算；

（二）负责办公用品的核算与付款。

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办公用品的分类

第八条本实施细则所指的办公用品分为以下四类：

A类为固定资产类办公用品，包括：传真机、复印机、打印机、投影仪、扫描仪、台式电脑、笔记本电脑、摄像机、数码相机、无人机、移动硬盘、碎纸机等办公设备；办公桌椅、文件柜等。

B类为耗材类办公用品，包括：墨盒、硒鼓、碳粉、光驱、内存条、U盘、刻录盘、电池、拖线板、鼠标、键盘、路由器、数据线、垃圾袋、一次性水杯等。

C类为普通类办公用品，包括：复印纸、纸本类、笔、水笔(芯)、墨水、笔筒；便签、笔记本、档案袋、档案盒；订书器、取订器、回形针、大头针、橡皮擦、涂改液、印泥、长尾票夹、尺、固体胶、胶带、剪刀、抽杆夹、计算器等。

D类为办公生活用品，包括：纸篓、扫把、拖把、水桶等用品。

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办公用品申请、采购与预算

第九条申请程序

各部门每季度第一个月10号之前编制办公用品采购计划发起OA流程经综合办公室、分管领导、院长审批通过后，进行采购。

第十条采购

办公用品由综合办公室负责采购，各部门不得自行采购。外地项目因特殊情况需要自行采购的，需发起采购计划流程，经院长审批同意后方可采购。

第十一条预算

办公用品采购预算指标根据公司年度预算情况而定，各部门要严格控制，杜绝浪费。

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固定资产类办公用品配备标准

第十二条办公设备

传真机、复印机、打印机、投影仪、台式电脑、笔记本电脑、摄像机、监控系统等办公设备以满足工作需要为准。

第十三条办公家具

办公家具配备执行统一标准化，院领导办公家具为办公桌椅、沙发茶几及文件柜各1套，配备标准统一。其他人员不得配备沙发、茶几等办公家具，各部门原则上配备隔断式办公桌椅。

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日常管理

第十四条各部门的固定资产类办公用品只有使用权，无转让、处置等权限，未经综合办公室同意，不得转借他人使用。固定资产类办公用品明确到使用人和使用部门，综合办公室登记入册。各部门按照“谁使用，谁负责”的原则，使用者要精心保管使用，如因个人使用不当所造成的损坏或丢失的，由使用者赔偿。

第十五条维修

1.各部门固定资产类办公用品出现故障时，向综合办公室报修，由综合办公室统一安排修理，费用计入各部门。

2.外地项目固定资产类办公用品出现故障时，在施工当地自行维修，维修费经综合办公室登记审核后报销。

第十六条调配

1.因工作岗位变动，调离的员工，其使用的相关设备应交回综合办公室，办理交接手续，不得随意带走，不得私自转作他人使用或留在原部门。

2.在公司内部调动的管理人员，其个人使用的办公设备须经所在部门同意并报综合办公室审批，经综合办公室同意后办理部门间的设备移交手续，综合办公室及时变更实物登记台账。

3.固定资产类办公用品在综合办公室台账中有闲置的，并能满足各部门所报申请计划中的使用要求时，则不再重新采购，由综合办公室调配移交到申请部门使用。

第十七条更新、报废与回收处置

1.当各部门使用的固定资产类办公用品达到使用寿命，或不能满足使用要求时，可提出设备更新和升级的申请，申请流程遵循本细则采购审批流程。

2.各部门固定资产类办公用品申请报废，经运营部进行确认后报综合办公室回收处置。同时报综合办公室在实物登记台账上进行销账，将处理后的资金交运营部入账。

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办公用品费用的核销

第十八条未提前申请自行购买的办公用品不予报销。

第十九条本细则由综合办公室负责解释。

第二十条本细则自印发之日开始执行。

★小编碎碎念★

大家一定要按照流程进行办公用品的申请，秉承节约的原则，合规使用哦，我们下期见！

（编辑：综合办公室王宇洋）

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