管理者不得不看的采购管理系统选型之道

在商业中，有各种各样的东西可以买，也有各种各样的方式来购买你需要的东西。在这里，我们将了解您将购买的物品类型、购买物品的方法以及您在整个过程中将遇到的各种类型的采购订单。

根据您的业务需求，您的采购流程可能涉及购买：

原材料：这些是你用来创造新产品的东西——比如金属、木材或石油。

半成品或组件：这些是支持最终产品所需的东西，例如组件、系统等。

成品：这些是您将用于内部使用的东西，或者是在销售给最终客户之前不需要处理的任何东西。例如：电脑、手推车等。

维护、修理和操作物品(MRO)：这些是您的企业需要操作但不出售给客户的物品。想想您的机器的清洁用品、办公用品和备件。

生产支持材料：这是指包装和运输物品所需的物品，例如胶带、盒子、袋子、标签等。

服务：这些是您支持业务所需的服务，例如网络托管、客户支持、法律团队等。

资本设备：您将使用一年以上的任何资产，例如机器、计算机等。

运输：这是一种专门处理您的进出物流的服务，例如第三方物流、货运等。

有多种方法可以解决采购问题，其中包括：

按要求

通过这种采购方式，您只需在需要时购买所需数量的商品。这些通常是您不定期购买的物品，并且可以被视为紧急物品，因为您不将它们存放起来。

市场采购

使用这种方法，您可以购买商品以利用有利的市场形势。它可能无法满足您当前的需求，但会对将来有所帮助。例如，如果您知道自己需要大量的特定组件正在打折，那么您可以立即购买额外的组件，而且价格会更便宜。

投机性购买

通过这种方法，您现在以较低的价格购买物品，并希望以后能够以更高的价格出售它们。这个想法是，您将因稍后价格上涨而获得利润。这不应与市场采购相混淆，因为市场采购仅在市场条件有利时进行。投机性购买是在预期利润时进行的，未来价格总是有可能下降，您将陷入更高的存储成本或可能过时的产品。

未来某个时期的采购

此方法购买您定期需要的商品。这些都是你不需要很多的东西，而且价格预计不会波动太大。您将评估未来某个时期的需求，并相应地进行购买。您可以根据过去的经验、您需要供应的期限、您的库存持有成本等来评估您的需求。

合同采购

通过这种方法，您将与供应商签订合同，您将在其中购买一定数量的材料并在将来交付。货物的交付可能会在未来进行，但价格和其他条款在签订合同时就已确定。当预计未来价格上涨时，这种方法非常有用，并且您可以准确估计未来的材料需求。

预定采购

通过这种方法，您可以向供应商提供满足您的材料需求的可能时间表，以便他们可以安排按时满足您的需求。为此，您必须有准确的生产计划，以便能够正确估计未来的材料需求。您向供应商提供的时间表不是合同。

团购小件物品

您可能会发现您只需要购买少量物品。有时，价格太低，以至于下订单的成本可能比您为商品本身支付的价格更高。在这种情况下，您作为买家向供应商下订单购买所有商品。您将一定比例的利润添加到经销商的成本中以获得令人满意的购买价格。因此，只有当您可以检查供应商的记录以确定其成本时，它才有意义。这种方法可以降低买家的成本，因为它消除了大量的文书工作。

合作采购

在工业市场上，多家企业可能会汇集需求并联合起来向供应商下大宗订单。这有助于利用数量折扣、运输成本和现金折扣。收到材料后，它们将被分配给合作社中的每个公司。对于小公司来说，这是一种享受与大公司相同的定价的好方法。

让我们看一下您在采购过程中可能遇到的不同类型的采购订单。

标准采购订单(PO)

这是最常见的采购订单类型。许多公司都需要采购申请流程，其中有人填写产品或服务请求，一旦获得批准，它就会转换为采购订单发送给供应商。一旦供应商接受采购订单，它就成为法律文件。

计划采购订单(PPO)

对于计划采购订单，您拥有与标准版本相同的信息，只是没有交货信息。不包括每件商品的交货日期和地点，但有时您可能会找到暂定日期。确定部分或全部物品的交货信息后，将创建针对PPO的“发布”以确认交货计划详细信息。

合同采购订单(CPO)

有了CPO，您就拥有了类似于PPO和BPO的文档。主要区别在于不包括项目列表。CPO专门开发作为任何后续PO的具有法律约束力的条款。使用CPO时，供应商和买方之间唯一确认的是未来PO的条款和条件。

它基本上是一份长期的高级采购文件，有助于培养持续的业务关系。了解如何以及何时使用每种类型的采购订单非常重要。它是任何组织有效财务管理的一部分，对于随着公司规模的扩大而制定政策至关重要。

为什么要创建正式的购买流程？

无论您购买什么或使用哪种采购订单，制定正式的采购政策都有助于让每个人都步入正轨。最终，这可以帮助您的企业跟踪支出并找到节省更多资金的方法。

借助白码采购管理系统，您可以更轻松地实施采购政策。用户可以提交购买请求，然后可以通过一系列自动化程序获得批准。审核功能可以轻松查看谁对采购订单采取了最后行动，以实现更好的供应链管理。

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