行政费用管理,从理论到实践

星标，不错过行政实用好文一说到行政，大家的第一印象就是行政是公司的大管家，所有的工作都和员工息息相关，大到办公场地装修，小到一个笔记本一根笔都要进行管理，第二个印象，就是行政会经手很多钱。既然谈到了钱，我们就来讨论一下行政该如何进行费用管理。前段时间，字节跳动内部爆出其行政餐饮负责人，三年内以权谋私余万元，相关人员已经立案拘留，由此可见行政费用管理的重要性。虽然不是每家公司都能有字节跳动这样大的手笔，但是相信任何企业的负责人对费用是否清晰都是非常看重的，做好行政费用管理是赢得老板信任，获得自我晋升非常重要且关键的一步。做行政费用管理的第一步就是要知道我们的钱都花到哪儿去了。对于费用花到哪里，有以下几个维度，一总体花费，二费用承担部门，三类目，比如房租费、办公用品费、快递费、维修费、餐饮费等等。四是时间，不同的月份，不同的年份等。关于上面几个维度分析的方法，第一从公司的整体角度来看，每个科目每个月整体花费是多少，横向对各个科目之间的费用进行比较，对各情况进行了解。纵向要看一下单一科目每个月的花费情况。第二要将费用拆分到部门，看各个部门，每个月整体的费用支出情况，当然也包括横向各个部门总体和人均费用情况比较，以及和纵向同一部门不同月份的行政费用情况比较。第三要看同一部门在每个科目费用的情况，横向是不同科目的花费情况，纵向是同一科目不同月份，不同时间的花费情况。对以上这些情况进行分析后，整体的行政费用就能做到心中清晰明了。当自己心中有数时，才能和上级汇报清楚。有些行政人员负责的工作内容不会涉及到全公司，但也要对自己工作范围内的相关费用做类似的分析和整理。为什么要做这件事情呢？第一，作为行政负责人或者作为行政相关工作人员，需要了解整体的费用支出情况。第二个部门负责人，公司ceo需要了解每年的行政支出是多少。第三为行政费用预算和管控做输入，做了一段时间的分析和监控后，才能知道哪里花的多，需要进行管控，哪里钱不够用需要进行补充等。行政费用管理不仅仅要降成本，还要把钱花到正确的地方，合理的进行成本优化。如何进行费用管控和成本节约。今年由于疫情的影响，很多公司的业务都受到了影响，公司各项成本都在压缩。行政是一个成本部门，所以行政费用的压缩是很明显的。正确的进行行政费用压缩，是要在保证同等服务品质的情况下降低开支或者减少停止不合理开支。下面给大家分享几个实际案例，案例一，公司内部快递费用的管理。之前，员工寄送快递，填了单子就能自己选择手否公费寄送，包括到付件也是没有任何的管控，每个月进行快递费用结算时，自动按月自动付款，负责人也没有对费用进行过审核。我们发现这个现象后，对相关工作进行了梳理，第一，对快递账单进行审核，发现有部分员工用公费邮寄私人物品，要求其补上费用并禁止此类行为。第二，公费邮寄，给出了相关规则，比如必须进行收发登记，公费邮寄必须由前台签字等。经过此番梳理一年节约成本三万多元，降低快递成本百分之十。案例二，关于公司打印机的，我们公司的打印机是租赁的，费用和打印机故障数挂钩，供应商负责日常打印机的维护，提供墨盒。后来经过了解，每年打印机发生问题，进行修理的情况并不高，如果自己买墨盒出了问题，自己找人修，总成本会降低很多，所以后来我们就和供应商沟通了一下，把打印机进行了买断。一年节约成本六万多元，总成本降低了百分之九十。案例三，是关于瓶装水的，公司一直在会议室放置瓶装水，用于外来人员开会，或者员工日常开会饮用。但有些员工为了方便会经常到会议室直接拿瓶装水喝，经常会出现一瓶水没有喝完就扔掉的情况，造成了大量的浪费。针对这种现象，我们停止了会议室瓶装水的放置，建议大家平时饮用净水器的用水。如有开会或者客户拜访，可到前台领取瓶装水。通过这样的管理全年一共降低成本七万余元。在保证同等服务品质的情况下如何降低开支？案例一，关于公司班车费用管理，我们公司有一辆摆渡班车，是和租赁公司合作的，合作三年来，一直是同一个司机在为我们服务，彼此间建立了信任关系，我们也对该班车司机的服务非常认可。后来经过和班车司机沟通，我们双方达成一致，不再通过租赁公司直接进行合作。这样班车司机的收入变高，我们公司的成本也降低了。一年为公司节约成本十万余元。最后做一下总体费用成本管控的方法，主要是以下几个方面，第一所有的费用都要清楚来龙去脉，钱是怎么花的，花到哪去了；第二要多观察，注意细节，思考这些花费是否合理；第三要有规则，费用管理，一定要有对应的规章制度去做支撑；第四，会借用工具会事半功倍，比如说我们进行资产管理的时候有没有资产管理的软件；第五，就是要追求极致多思考，多想办法，相信办法肯定比困难多。每个公司的情况不一样，如有些公司规模大，有些公司规模会相对小一点。对于小公司费用管控，可以从以下几个方面入手，第一要做到整体费用清晰，比如对整体的费用进行三个月的监控分析，知道每个月的费用都花在了哪些方面，哪些方面花了多少钱。具体的管控内容，建议先从办公用品，绿植、饮用水，水电费或者房租等方面去进行思考。大公司做费用管理，可以从宏观的角度入手，比如基于历史的行政费用情况，做好合理的预算，同时每年要定期检查费用是否有变化，是否需要调整，因为根据公司不同的发展情况，行政费用投入的方向也会有所不同，哪些方面需要增加预算，哪些方面需要减少，不管是对于增加还是减少都需要有相应的规则去进行支持配合。比如，目前行政的紧要工作就是月饼采购，进行月饼采购最常使用的办法就是进行比价招标，经过两到三轮的比价招标后，成本会得到较大的优化。在进行比价前，可以让供应商多拿一些样品来先进行第一轮的筛选，在筛选时就可以把比较好的样品拿给员工去进行试吃，员工参与到筛选的过程中后，后期对月饼的满意度就会提高。除上述和成本挂钩的工作方法和思路之外，我们也可以在不增加成本的情况下，做一些提升服务品质或者提高工作效率的事情，要学会对目前的工作模式进行颠覆或者改革，这也是变相节约成本，也是考验行政工作能力的重要标准。下面给大家分享一个关于不增加成本提升服务品质的案例。对于一些提供员工餐的公司来说，因为每个人的口味不同，员工餐常常会成为员工吐槽的众矢之的。为了改变这种情况，我们想了很多方法进行了多次改革，目前我们的员工餐满意度已经有了大幅度的提升，但成本却没有增加，怎么做的呢？很简单就是增加员工餐的品类。之前是每天就一个选项，现在提供给员工四个选项，比如炒菜、水饺、轻食、特色小吃之类的。这样每天员工都可以选择到比较符合自己口味的食物。另外一个我们也在定期轮换供应商，这样不仅能换菜品，而且会在供应商之间形成竞争，保证服务品质的同时找到更物美价廉的员工餐。最后对行政费用管理的方法做一下总结，第一就是我们要知总览，就是要对行政的整体费用一个清晰认知，要做到心中有数，第二要做具体的规章制度，做费用管理，就要有相应的规则制度去做支撑。第三要有预算，每个科目每个项目每个部门，在当年或者当月都要有一个费用预算。第四落地的过程，要追细节，所有事项，一定要一条一条去审核，知其然也要知其所以然。接下来在日常的工作或者管理当中，就会发现很多问题，根据问题再去不断改进，不断迭代优化，这样就会形成一个良性的工作循环。

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