千万不要让员工垫资购买办公用品,小心被查

前段时间的，老板让小王自掏腰包，趁着促销活动，给公司多置点办公用品，直到冯会计告诉小王……

“买这么多，不怕被税务稽查吗”

到底是什么情况呢？？？

一、员工垫资采购办公用品，有偷逃个税的嫌疑

我们先来看看下面这个案例。该公司采购办公用品时由个人使用自己的账户付款，然后再找公司报销的做法，在税务稽查时被认为不合规，要求企业及时进行整改。原因是：

①该公司购买的办公用品远远超过日常使用，有利用办公用品发票底薪进行偷逃个税的嫌疑。

②该公司日常财务管理混乱，企业也没有按规定代扣代缴个税

看到这里，是不是很多人心里一惊：我们公司经常这么干的呀，没毛病呀。

稽查局之所以会对该公司办公用品的事注意，大致可以推测出，涉及的金额应该不小，频次也不低，有违常理，毕竟哪家企业也不会频繁大量的购买办公用品啊。

二、“燃油费”和个税间有什么秘密？

上述案例中，购买大量办公用品来偷逃个税并不是个案，还有“燃油费”也是税务机关人员重点注意的科目。

某大型企业燃油费两个年度借方累计发生燃油费两个年度借方累计发生数均为近百万元，税务人员查到该企业固定资产明细账中记载的机动车辆仅七辆公务用车，根据公务车的数量和已入账的燃油费支出核算，近百万元燃油费，平均到每台车上，意味着每年耗油近十万元左右，折算成行驶里程，最保守的估算，一台车每天要跑二百多公里这比出租车跑的还勤快，这可能吗！最后财务人员道出实情：为了少缴个税，才去限额报销燃油费的形式，向员工支付交通补贴，未合并到员工当月工资、薪金计算并代扣个人所得税。

三、个人垫资再报销，这3个事项一定要注意

虽然，只要企业垫资报销的业务真实存在，合法合规，就不怕被查，但为了规避风险，以下3个事项要注意！

①个人垫资费用要求开具发票

购买办公用品时不管金额的大小，最好跟老板沟通好，把购买的办公用品一一罗列清楚。如果办公用品的数量不多，可以直接在发票上列明即可；如果数量很多，那么就需要附上购买办公用品的清单，并且要求开具增值税专用发票，还需要注意一点就是，一定要按要求开票，如果发票不合规，是不能进行抵扣进项税额的。

另外个人垫资金额不宜过大。从公司管理角度看，个人垫支容易出现虚假报销的问题，很多公司都有限制业务员垫支金额，超额自己掏。

所以，个人垫支金额过大，从逻辑上就已经说不通了！多少才算“大”呢？参考现金管理条例的说法，以上。

②对外采购垫资的人员不宜太多

正常情况下，一个公司负责采购的人员就那么几个，如果大家都垫资报销，就有发票抵薪的嫌疑。税务局可能就会稽查公司这些藏匿在发票后边的工资或福利费、要求补缴个税。

③垫资的费用要及时报销

企业如果经常报销前期的费用，一是不利于内部管理，二是会计数据的失真，三是会让税局质疑费用的真实性，是不是找票报销的？

四、费用发票报销，这5大风险要规避

不仅个人垫资报销有风险，差旅费、餐费、福利费等企业的常见费用报销中也都存在很大风险，财务人员应该步步为营，小心谨慎，5个避坑指南送给你！

①需不需要代扣代缴个税？

财务向个人支付款项时，一定要考虑，这笔款需不需要扣缴个税。企业报销的办公用品、餐费、加油费如果与公司的规模、经营情况不匹配，则很有可能被稽查要求补税。

比如，江苏某家公司年管理费用大幅上涨，税务机关顺藤摸瓜发现，三张大额办公费发票实则是支付给员工的福利费，最终被要求补缴个税3万元、罚款1.5万元。

个人在企业报销属于自己的费用，具有福利性质，本质上还是取得与受雇有关的所得，应该按照工资薪金缴纳个税。

《税收征收管理法》第六十九条规定，扣缴义务人应扣未扣，由税务机关对扣缴义务人处应扣未扣款百分之五十以上三倍以下的罚款。

对于发票抵薪，财务不仅不能出这样的馊主意，还应该及时告知相关人员这样做的后果，帮助公司降低风险！

②增值税能否抵扣？

拿到费用的报销单，财务人员应该考虑增值税能不能抵扣。进项税的抵扣必须同时满足2个条件：

①取得合法有效的抵扣凭证

②没有用于免税项目、集体福利等不能抵扣进项税的项目

比如，同样都是机票，进项税能不能抵扣？这就要看机票类型和报销对象。

③企业所得税能否扣除

《企业所得税税前扣除凭证管理办法》规定可税前扣除的合法凭证，不仅限于常用的发票，还有财政票据、完税凭证、收款凭证、分割单等。

有一些费用虽然按照会计相关管理规定可予以报销，但所得税上不能税前扣除，应该主动做调增。

例如，铁路电子客票丢失后，企业所得税存在不能扣除的风险。

④是否存在会计和税法的差异

很多人把会计处理和税法混为一谈，最典型的一个例子是，税法上规定万元以下固定资产可以一次性税前扣除，很多人在会计处理上就一次性提折旧计入费用，固定资产的净值也变成了0。

这种做法是错误的，会导致会计信息的失真。对于会计和税法的差异，应该通过“递延所得税资产”“递延所得税负债”等科目入账。

⑤公款私用、恶意报销的风险

个人消费在公司报销、或者串通第三方故意抬高价格来恶意报销、公款私用，对于国企、私企都是危害特别大的一种情形。

企业可以通过以下几种方法来规避这一风险：

①制定预算，以预算制度来约束费用的报销；

②报销费用不能仅依据发票，同时还要有大额采购申请、验收单、合同、入库单等原始单据；

③应该索取发票清单；

④设定专人采购、专人审核、定期采购；

⑤采用公户支付，可以使用支付宝、

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