公司资产监理和处理办法

公司资产监理和处理办法

第一章前提

为了加强公司资产管理，明确各部门及员工的职责，现结合公司实际，特制定本制度。

一、资产管理范围

1、公司购置的固定资产（不含汽车）；

2、各类运营的汽车和其它机动车辆；

3、各类低值易耗品；

4、原物资及半成品；

5、食堂、宿舍、对内对外的接待等其它用品的管理。

二、资产的管理过程

1、各类资产的采购，因没设立专门的供应部或采购部，暂时集中在控股公司办；

2、各类资产的申请采购、申报预算、询价、采购；

3、各类资产的登记、入库、发放、管理和盘点工作。

三、管理权限及制约

1、按国家法规和公司运行常规，资产的采购人、管理人、申报人不能是一个人，必须分开管理；

2、为了贯彻“制约体制”原则，杜绝一手采购、一手管物的不合法局面，设立：

（1）控股公司办单独设定采购人员，同时，财务系统设立查询价格、合同、物品核实人员；

（2）控股公司办单独设定仓管人员，财务系统设立资产核实对账、跟踪盘点人员；

（3）控股公司办单独设定汽车管理人员，由汽车班的负责人管理车队，直接对控股公司办主任负责，同时，财务系统设立查询汽车的费用、盘点的核实人员；

（4）控股公司办单独设定接待专员，负责对外的接待工作及；

（5）以上四个独立方面的管理工作，必须分别由专人进行管理，不可互兼，各负其责，由控股公司办主任统筹指导，以达到法制管理的要求。

四、控股公司接待工作情况

1、控股公司接待工作负责人，享受公司副主任级别的职务。

2、暂时受控股公司办主任的直接领导，日后根据公司的发展需要，可独立成立部门。

3、控股公司接待工作的主要职责：

（1）、控股公司对外接待工作：一是政府层面的接待工作；二是股东会、董事会成员的接待；三是控股公司重要客户的接待；四是其他业务方面的接待业务。

（2）、接待过程中的采购、吃住行的费用开支，以及逢年过节的礼品等业务，列为临时性紧急项目，可直接请示总经理或董事长办理，事后再财务备案就可。

（3）、负责公司的文档管理，以及同公司股东会、董事会成员、总经理、董事长、监事长的联系、沟通，传递文件。

（4）、负责与接待工作相联系的公司食堂管理、公司宿舍管理。

第二章采购管理制度

一、总则

第一条为加强公司各项采购活动的管理和控制，结合《预算管理制度》的相关规定，经公司研究特制定本制度。

第二条本制度所指的采购包括公司各项固定资产及其附属设备、物资采购、低值易耗品和办公用品采购、各种广告和展示设计采购。

第三条公司所有的采购活动统一由公司所指定的相关专业部门负责执行：

1、广告和展示设计采购由市场策划部负责执行；

2、固定资产及其附属设备由工程部负责执行；

3、物资采购、低值易耗品和办公用品采购的采购由控股公司办负责执行。

4、其他上述未包括的采购全部由控股公司办或其他公司另行指定部门负责执行。

第四条单项（含综合项目）采购金额超过2万元的采购项目，应由相应的控股公司办会同有关采购需求部门、财务部和控股公司办，由财务管理中心举行采购听证会或合同评审会，控股公司办应在会前准备好充足的资料，如项目方案介绍，供应商询价记录或招投标情况，各供应商优惠办法，性价比意见书，其它相关资料等。

第五条本制度采购管理主要指采购预算管理、采购询价管理、采购合同管理、采购入库和付款、供应商评审等几个重大方面的管理。

二、工作程序第六条采购原则

1、采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。

2、采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。3、物料采购应尽量采用月结方式为付款条件与供应商洽谈。

第七条采购申请

1、采购之前，采购经办人依照所购物件的品名、规格、数量，需求日期及注意事项填写“物品申请单或采购定单”。

2、紧急采购时，由控股公司办在“物品申请单”上注明“紧急采购”字样，以便及时处理。

3、若撤销采购，应立即通知采购人员，以免造成不必要的损失。第八条采购流程

1.、各部门需要物了用品、固定资产，须在上月前申请，由财务管理中心汇总评审后，交控股公司办安排下月的采购计划，特急特办用品采购，由总经理、董事长特批采购。

2、编制月度采购计划，以及询价统计表，采购经办人在“物品申请单或采购定单”内需填写所购物品的估算价格、数量和总金额。3、各采购经办人在采购之前必须把“物品申请单或采购定单”交到财务部进行审核，报总经理、董事长审批后，方能进行采购。

4、采购物料定单必须写上公司统一规定PO单号报总经理、董事长审批后复印一份交与财务部备案。

5、大宗采购时，按公司《合同管理制度》的规定签订购销合同，财务备案。第九条采购经办人职责1、建立供应商资料与价格记录。2、做好采内参市场行情的经常性调查。3、询价、比价、议价及定购作业。4、所购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。5、做好平时的采购记录及对账、签订合同工作。

第十条采购方式1、集中计划采购：凡属日常办公用品必须集中计划购买。2、长期报价采购：凡常年所用物料须选定供应商议定长期供货价格。

3、每年第一个月重新审定上年度供应商，与供应商洽谈需二人以上进行，财务管理中心对供应商评审，且作出相关评审记录。第十一条采购实施1、“物品申请表”批准签字、合同复印件到财务部备案后。2、采购人员按核准的“采购定单或物料申请表”向供应商下单并以电话或传真确定交货日期或到市场采购，办理借支采购金额或通知财务办进汇款手续。3.所有采购物品必需由仓库或使用部门验收合格签字后，才能办理入仓手续。第十二条采购付款方式1、物品采购无论金额多少，一律由经办人签字，财务人员审核，总经理核准签字后方可报销。

2、大宗采购（特别是固定资产）付款必须见供应商提供送货单及我司开出的入库单、采购定单、收款收据等单据方可结款或开支票。第十三条采购经办人行为规范1、采购人员应本着质优价廉的基本原则，经过多方询价、议价、比价后填写定“采购定单或物品采购申请单”。2、采购经办人应尽职尽责，不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂；若因严重失职或违反原则作出不适当行为者，给予辞退，情节严重者提交公安机关处理。3、各部门需要采购时，凡是没有按上述审批手续审批和流程采购的，财务部将拒绝付款。

（1）物料采购流程

（2）入库单传送流程图

第三联

三、采购预算管理

第十四条公司采购必须事先编制采购预算，采购预算分为月份采购预算、年度采购预算和临时追加预算。年度采购预算（指固定资产预算和相关费用预算）与公司年度总预算同时完成，月份采购预算于每月1日前最后审批完成，临时追加预算于实际需要即时完成。

第十五条公司采购主要分为固定资产采购、物资采购、低值易耗品和办公用品采购、广告和展示设计采购等几大类别（工程物资不在本项范围内）。

各项采购须由各责任部门根据业务需要按财务指定的格式编制月度采购预算，经相关责任控制部门及其主管领导审核后在每月25日前上报给财务部预算管理人员。具体月度采购预算编制的责任部门划分如下：

1、广告媒体和展示设计采购预算由市场部负责编制和审核；

2、其他物资（如办公用品、礼品、福利用品、宣传资料印刷、内部单据印制等）、电脑、软件等电子信息设备的采购由各部门根据业务需求向控股公司办提出申请，由控股公司办审核后编制汇总预算；

第十六条财务部根据各部门上报的月度采购预算进行汇总和审核，最后上报总经理、董事长批准。临时追加的预算外采购不超过元的，由分管领导审核后交由财务部批准后执行，临时追加的预算外采购金额超过元的，须经总经理、董事长批准后才能执行。

第十七条采购预算经总经理批准后由财务部负责将审批结果反馈给相关申请部门和控股公司办，已批准采购预算但月份内未执行的，则递延至下月采购预算中，并在下月预算中说明。

第十八条各部门需要实际采购时，由需求部门根据已批准的采购预算填写采购申请单，交指定的控股公司办进行审核和进行采购询价。

四、采购询价管理

第十九条控股公司办接到批准的采购申请单后，优先到公司指定的供应商处购买，如指定供应商无货供应时，必须进行多方比价，作好市场询价记录（市场询价记录表附后），择优择廉购买，同时保管好《市场询价记录表》以供以后参考和审核，保管期限为一年。

第二十条财务部定期或不定期联合进行市场信息调查，作好市场信息调查记录（记录表附后），对前期购买活动进行评审，做好评审工作总结，报总经理、董事长参考。

第二十一条财务管理中心定期评审分为季度评审、半年度评审、年终评审。不定期评审可以根据工作需要，由总经理或董事长决定。

五、采购合同管理

第二十二条采购价格选定后，采购商品单位价格在元以上，或采购合同金额在元以上的，或有经常供货行为的（一年内有3次以上）必须与供应商签订采购合同，广告、展示设计采购必须与供应商签订合同。

第二十三条采购合同必须财务管理中心进行合同评审会签，各职能部门对合同的内容和条款逐一进行审查，各职能部门负责人对合同进行联合会签，并对会签结果负责。只有经过会签同意的合同才能加盖公司的合同专用章或公章。

第二十四条财务管理中心成员外，参加合同会签的职能部门：总经理、董事长、财务部、控股公司办。合同会签的经办人为相关采购责任部门。

第二十五条采购合同的保管：采购合同原件由采购责任部门保管，留复印件在财务部、控股公司办备案，合同原件保管时限为10年。

第二十六条采购合同条款的执行跟踪：日常跟踪由采购责任部门负责，财务系统的审计人员对合同条款的执行进行定期和不定期的审计。

第二十七条供应商给予公司现金折扣和销售折让的情况，必须在合同条款中反映。严禁采购人员私自收取或索要供应商回扣、佣金等，一经查明发现将由公司视具体情况给予责任人开除、降职或其他行政处罚。

六、采购入库和付款

第二十八条属于固定资产的（单位价值在元以上，使用期限在一年以上），必须办理固定资产验收手续（附固定资产验收单格式），验收合格才能入库。

第二十九条属于公司商品、物资、办公用品的必须办理入库手续，认真填写入库单，仓管员对入库数量负责，月末盘亏时需进行赔偿。

第三十条办公用品和其他不需入库的零星物料(数量在5个以下金额在10元以下且不属公司商品、原物资的物料)，必须有两人以上在送货单或发票上签名确认。

第三十一条采购物品必须取得合法的发票，因食堂采买物品的特殊性尽量取得发票。

第三十二条付款注意事项：固定资产付款必须附上发票、合同复印件、《固定资产验收单》；公司商品付款须附上发票、入库单；未签订采购合同的须附上《市场询价记录表》，否则财务部不付款。广告、展示设计付款时必须附上合同或协议复印件。

七、供应商评审

第三十三条每年年初，由财务审计人员组织，由财务管理中心对上年度的各类供应商进行评审，对价格高、服务差的供应商进行淘汰替换，列出合格供应商名录。

第三十四条财务管理中心成员外，另外的评审委员的组成：控股公司办负责人、财务负责人、董事长、总经理组成。

第三十五条评分标准：

第三十六条评分方法：去掉一个最高分、一个最低分后，计算出的算术平均分为该供方的最终得分。

市场询价记录表

注：此表一式两份,控股公司办、财务部各一份。

采购市场信息调查表

调查时间：年月日

调查人：

财务管理中心合同评审会签表

第三章仓库管理制度

一、总则

1、仓库是公司物资供应体系的一个重要组成部分，是公司各种物资周转储备的环节，同时担负着物资管理的多项业务职能。它的主要任务是：保管好库存物资，做到数量准确，质量完好，确保安全，收发迅速，面向生产，服务周到，降低费用，加速资金周转。2、需要根据公司经营需要和仓储条件统筹规划，合理布局；内部要加强经济责任制，进行部门学分工，形成物资分口管理的保证体系；业务上要实行工作质量标准化，应用现代管理技术和ABC分类法，不断提高仓库管理水平。二、物资验收入库存3、物资入库存，保管员要亲自同交货人交接手续，核对清点物资名称、数量是否一致，按物资交接本上的要求签字，应当认识到签收是经济责任的转移。4、物资入库存，应先入待验区，未经检验合格不准进入货位，更不准投入使用。5、物资验收合格，保管员凭发票所开列的名称、型号、数量、计量验收就位，入库存单各栏应填写清楚，并随同托收单交财务部门记账。6、不合格品，应隔离堆放，严禁发放使用。如工作马虎，混合存放，保管员应负失职的责任。7、验收中发现的问题要及时通知经办人处理。托收到而货未到，或货已到而无发票，均应向经办人反映查询，直到消除悬事挂账。

固定资产验收单

年月日

三、物资的储存保管8、物资的储存保管，原则上应以物资的属性、特点和用途规划设置仓库，并根据仓库的条件考虑划区分工，凡吞吐量大的落地堆放，周转量小的货架存放，落地堆放以分类和规格的次序排列编号，上架的以分类四号定位编号。9、物资堆放的原则是：在堆垛合理安全可靠的前提下，推行五五堆放，根据货物特点，必须做到过目见数，检点方便，成行成列，文明整齐。10、仓库保管员对库存、代保管、待验物资以及设备、容器和工具等负有经济责任和法律责任。因此坚决做到人各有责，物各有主，事事有人管。仓库物资如有损失、贬值、报废、盘盈、盘亏等，保管员不得采取“发生盈时多送，亏时克扣”的违纪做法。11、保管物资要根据其自然属性，考虑储存的场所和保管常识处理，加强保管措施，达到“十不”要求，勿使国家财产发生保管责任损失。同类物资堆放，要考虑先进先出，发货方便，留有回旋余地。12、保管物资，未经部门负责人同意，一律不准擅自借出。总成物资，一律不准拆件零发，特殊情况应经部门负责人批准。13、仓库要严格保卫制度，禁止非本库工作人员擅自入库。仓库严禁烟火，明火作业需经保卫人员批准。保管员要懂得使用消防器材和必要的防火知识。四、物资发放14、按“推陈储新，先进先出，按规定供应，节约用料”的原则发放物资。发料坚持一盘底，二核对，三发料，四减数的原则。对贪图方便，违反发料原则造成物资失效、霉变、大料小用、优料劣用以及差错等损失，保管员应负经济责任。15、领料单应填明物资名称、规格、型号、领料数量、图号、零件名称和物资用途，核算员和领料人签字。属计划内的物资应有物资计划；属限额供料的物资应符合限额供料制度；属规定审批的物资应有审批人签字。同时，超费用领料未办手续，不得发料。16、调拨物资，保管员要审查单价、货款总金额并盖有财务收款章时方可发料。发现价格不符或货款少收等，应立即通知开票人更正后发货。17、对于专项申请用料，除计划采购员留作备用的数量外，均应由申请单位领用。常备用料，凡属可以分割拆零的，本着节约的原则，都应拆零供应，不准一次性发料。18、发料必须与领料人和接料车间办理交接，当面点交清楚，防止差错出门。19、所有发料凭证，保管员应妥善保管，不可丢失。五、其他有关事项20、记账要字迹清楚，日清月结不积压，托收、月报及时。21、允许范围内的差错、合理的自然损耗（0.03%）所引起的盘盈盘亏，每月都可以上报，以便做到账、卡、物、资金四一致。22、创造五好仓库是每个保管员努力的方向，每月对仓库进行一次检查，以促进创五好仓库的开展。23、保管员调动工作，一定要办理交接手续，移交中的未了事宜及有关凭证，要列出清单三份，写明情况，双方签字，部门领导见证，双方各执一份，报部门存档一份，事后发生纠葛，仍由原移交人负责赔偿。对失职造成的亏损，除原价赔偿外，还要给纪律处分。24、库存盈亏反映出保管员的工作质量，力求做到不出现差错。仓管员应对各项物料设立“物料购、领、存货卡”，凡购入，领用物料，应立即做相应的记载，及时反映物资的增减变化情况，做到“账、物、卡”三相符。

25、仓管员工作调动时，必须办理移交手续，由财务领导进行监交签名方可。

第四章固定资产管理制度

一、固定资产的标准

固定资产是指企业使用期限超过1年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产、经营有关的设备、器具、工具等。不属于生产经营主要设备的物品，单位价值在元以上，并且使用年限超过2年的，也应当作为固定资产。

二、固定资产的分类

三、固定资产的管理部门

固定资产由使用部门进行日常管理，控股公司办统筹登记造册，汇同财务部进行盘点管理。各具体管理部门：

1、设置固定资产实物台账，建立固定资产卡片。

2、对固定资产进行统一分类编号

3、对固定资产的使用落实到使用人（机器设备落实到组）

四、固定资产核算部门

1、财务部为公司固定资产的核算部门

2、财务部设置固定资产总账及明细分类账

3、财务部对固定资产的增减变动及时进行账务处理

4、财务部会同控股公司办对固定资产每季进行一次盘点，做到账实相符，保持账、物、卡一致。

五、固定资产的购置

1、各部门需购置固定资产，需填写“资本性支出申请单”（格式后附1），由部门经理、财务部、总经理或董事长批准。

2、经批准后，由控股公司办安排专人负责采购，填写“固定资产采购申请表”（格式后附2），报经部门经理、财务部，经财务管理中心审评后，总经理批准。在此表中应详细填写固定资产名称、规格、型号、3家供货厂商报价以备合理采购。

3、固定资产收到后，由控股公司办负责验收，并填写“固定资产验收清单”（格式后附3）一式三份，在验收清单中应详细填写固定资产名称、规格型号、金额、供货厂商，并同时对固定资产进行编号。一份由使用部门留存，一份交财务部进行相应的账务处理，一份交资产管理部门填写固定资产卡片，更新固定资产台账，落实使用责任人。

六、固定资产的转移

1、固定资产在公司内部各部门员工之间转移调拨，需填写“固定资产转移申请单”一式四联（格式后附4），送移入部门签字，确认后交控股公司办，第一联由管理部门留存，更新固定资产卡片，第二联送交财务部门，第三联送交移入部门，第四联送交移出部门。将固定资产转移单交控股公司办办理转移登记。

2、控股公司办将固定资产转移登记情况书面通知财务部，以便进行账务处理。

3、注意固定资产编号保持不变，填写清楚新的使用部门和新的使用人，以便监督管理。

七、固定资产的出售

固定资产使用部门应将闲置的固定资产书面告知管理部门，填写“闲置固定资产明细表”（格式后附5），管理部门拟定处理意见后，按以下步骤执行：

1、固定资产如需出售处理，需由控股公司办提出申请，填写“固定资产出售申请表”（格式后附6）

2、列出准备出售的固定资产明细，注明出售处理原因，出售金额，报部门经理、财务部、财务管理中心汇审后，总经理审批。

3、固定资产出售申请经批准后，控股公司办对该固定资产进行处置，并对固定资产卡片登记出售日期，台账做固定资产减少。

4、财务部根据已经批准的出售申请表，开具发票及收款，并对固定资产进行相应的账务处理。

八、固定资产报废

1、当固定资产严重损坏，没有维修价值时，由固定资产使用部门提出申请，填写“固定资产报废申请表”（格式后附6），交控股公司办，报财务总监，财务管理中心汇审后，总经理审批。

2、经批准后，控股公司办对实物进行处理。处理后对固定紫产台账及固定资产卡片进行更新，并将处理结果书面通知财务部。

3、财务部依据总经理批准的固定资产报废申请和实物处理结果，进行账务处理。

九、固定资产编号

1、编号原则：按大类、所在部门的成本中心号、顺序号、取得年月编制。

2、财务部年5月购置1台惠普计算机，则编号为：

十、固定资产的清查

公司建立固定资产清查制度。清查，分年中清查和年末清查，由具体管理部门和财务部共同执行。固定资产的清查应填制“固定资产盘点明细表”（格式后附7），详细反应所盘点的固定资产的实有数，并与固定资产账面数核对，做到账务、实物、和固定资产卡片相核对一致。若有盘盈或盘亏，须编报“固定资产盘盈盘亏报告表”，列出原因和责任，报部门经理、生产部门经理、财务部和总经理批准后，财务部进行相应的账务调整。管理部门对台账和固定资产卡片内容进行更新。

第五章汽车管理制度

1、公司车辆使用人（指在公司登记用车办事（不包括私事）的车辆驾驶人，或公司的司机）。必须遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管理的规章规则，安全驾车。并应遵守本公司其他相关的规章制度。

2、公司车辆由汽车队队长统一管理、调度，采用车队长责任制管理，其对控股公司办主任负责。各部门用车时，应由部门填报、部分负责人签字确认后，向汽车队长申请，说明用车出车目的地及事由、时间后安排出车。汽车队长可根据需要，合理统筹安排车辆。

3、业务员（或用车人）必须及早申请用车（正常时要求提前2小时），做到出行路线清晰，节省路途开支及时间，提高办事效率。

4、车辆用车人必须在登记后，才能使用公司车辆从事业务工作。车辆使用完毕后，必须按要求填写结束用车时间表，以及备注。

5、车辆用车人必须按要求登记《公司汽车使用登记表》，保障公司、个人合法权益。

6、出长途或出本市区办业务，必须预约公司车辆，必须提前一天申请（特殊除外），经汽车队长经请示控股公司办主任审批后，按要求填写《公司汽车预约登记表》方可用车。

7、对不按要求用车，或不能如实登记用车的人员，车队长可以拒绝派车，后果由其本人负责。

8、车辆使用人应爱惜公司车辆，平时要注意车辆的保养，经常检查车辆的主要机件。每月至少用半天时间对车辆进行检修，确保车辆正常行驶。如需要维修的，提前向相应部门报告，并办理相关手续，及时到修车厂修理。

9、在行车途中发现汽车有异常情况，应立即选择安全停车点进行排查，排查修理正常后方可继续行驶，如无法自行修理，应及时向公司反映情况，请示意见。

10、车辆使用人要注意休息，不准疲劳驾驶，不准醉酒驾车，在确保人生安全的前提下，依时将货物送达目的地。

11、汽车使用人因故意违章、醉酒驾驶、肇事逃逸或证件不全不够被罚款的，费用不予报销。违章造成的一切后果，车辆使用人负责。

12、驾驶人在行车途中机因动车违反道路交通安全法被罚款，应及时向公司报告，并将违章情况如实登记在公司《汽车使用登记表》的备注栏中。

13、公司实行车辆使用人负责制，机动车违反道路交通安全法被罚款，违法车辆的使用人，个人承担罚款的%，公司不承担罚款。

14、公司车辆实行定点加油、定点维修制度管理。

15、公司车辆的定点维修的厂家，应货比三家，进行一年一次上财务管理中心会筛选，在核定充分的基础上签订合同。

第六章附则

1、本规定的修改权和解释权在财务管理中心；

2、本规定自批准之日起执行。

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