经典Excel2013办公应用从入门

第四章编辑工作表·办公用品采购清单

办公用品管理是企业日常办公中的一项基本工作。科学合理地管理和使用办公用品，有利于实现办公资源的合理配置，节约成本，提高办公效率。接下来，本章以制作办公用品采购清单为例，介绍如何编辑工作表。

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3.1输入数据

创建工作表后的第一步就是向工作表中输入各种数据。工作表中常用的数据类型包括文本型数据、货币型数据、日期型数据等。

3.1.1输入文本型数据

文本型数据是最常用的数据类型之一，是指字符或者数值和字符的组合。

输入文本型数据的具体步骤如下。

1创建一个新的工作簿，将其保存为“办公用品采购清单.xlsx”，将工作表“Sheet1”重命名为“1月采购清单”，然后选中单元格A1，切换到一种合适的中文输入法状态，输入工作表的标题“办公用品采购清单”。

2输入完毕按下键，此时光标会自动地定位到单元格A2中，使用同样的方法输入其他的文本型数据即可。

3.1.2输入常规数字

Excel默认状态下的单元格格式为常规，此时输入的数字没有特定格式。

打开本实例的原始文件，在“采购数量”栏中输入相应的数字，效果如图所示。

3.1.3输入货币型数据

货币型数据用于表示一般货币格式。如要输入货币型数据，首先要输入常规数字，然后设置单元格格式即可。

输入货币型数据的具体步骤如下。

1打开本实例的原始文件，在“购入单价”栏中输入相应的常规数字。

2选中单元格区域G3:G25，切换到按钮

3弹出列表框中选择一种合适的选项。

4设置完毕，单击

3.1.4输入日期型数据

日期型数据是工作表中经常使用的一种数据类型。

在单元格中输入日期的具体步骤如下。

1打开本实例的原始文件，选中单元格J3，输入“-1-2”，中间用“-”隔开。

2按键，日期变成“/1/2”。

3使用同样的方法，输入其他日期即可。

4如果用户对日期格式不满意，可以进行自定义。选中单元格区域J3:J25，切换到按钮

5单击

6按照相同的方法在K列中输入日期，并设置其格式。

3.1.5快速填充数据

除了普通输入数据的方法之外，用户还可以通过各种技巧快速地输入数据。

在Excel表格中填写数据时，经常会遇到一些在内容上相同，或者在结构上有规律的数据，例如1、2、3……对这些数据，用户可以采用序列填充功能，进行快速编辑。

具体操作步骤如下。

1打开本实例的原始文件，选中单元格A3，输入“1”，按下键，活动单元格就会自动地跳转至单元格A4。

2选中单元格A3，将鼠标指针移动至单元格A3的右下角，此时鼠标指针变为“

3将鼠标拖至合适的位置后释放，鼠标指针所经过的单元格中均被填充为“1”，同时在最后一个单元格A25的右下角会出现一个按钮

4将鼠标指针移至按钮

5此时前面鼠标所经过的单元格区域中的数据就会自动地按照序列方式递增显示。

序列填充数据时，系统默认的步长值是“1”，即相邻的两个单元格之间的数字递增或者递减的值为1。用户可以根据实际需要改变默认的步长值。

单击按钮

用户可以在多个不连续的单元格中同时输入相同的数据信息，使用组合键就可以实现数据的填充。

具体操作步骤如下。

1选中单元格D3，然后按住键不放，依次单击单元格D9、D12、D19、D22和D24，同时选中这些单元格，此时可以发现最后选中的单元格D24呈白色状态。

2在单元格D24中输入“厂商A”，然后按下组合键，在单元格D9、D12、D19、D22和D24中就都会自动地填充上“厂商A”。

3按照相同的方法在D列中多个不连续的单元格中分别输入厂商的名称。

在一列中输入一些内容之后，如果要在此列中输入与前面相同的内容，用户可以使用从下拉列表中选择的方法来快速地输入。

具体操作步骤如下。

1在C列中的单元格C4、C5、C6和C15中输入采购物品的型号。

2选中单元格C7，单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择菜单项。

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3此时在单元格C7的下方出现一个下拉列表，在此列表中显示出了用户在C列中输入的所有数据信息。

4从下拉列表中选择一个合适的选项，例如选择选项，此时即可将其显示在单元格C7中。

5按照相同的方法，在C列中需要输入采购物品型号的单元格中填充上合适的选项。

3.2编辑数据

编辑数据的操作主要包括移动数据、复制数据、修改数据、查找和替换数据以及删除数据。

3.2.1移动数据

移动数据是指用户根据实际情况，使用鼠标将单元格中的数据选项移动到其他的单元格中。这是一种比较灵活的操作方法。

在表格中进行数据计算的具体步骤如下。

1打开本实例的原始文件，选中单元格C6，将鼠标指针移动到单元格边框，此时鼠标指针变成

2按住鼠标左键不放，将鼠标指针移动到单元格C9中释放即可。

3用户也可以使用剪切和粘贴的方法进行数据的移动，选中单元格C9，单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择菜单项。

4此时单元格C9周围出现一个闪烁的虚边框。

5选中要移动到的单元格C6，然后单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择菜单项。

6此时即可将单元格C9中的数据移动到单元格C6中。

7用户还可以使用组合键粘贴来移动数据。

3.2.2复制数据

用户在编辑工作表的时候，经常会遇到需要在工作表中输入一些相同数据的情况，此时可以使用系统提供的复制粘贴功能实现，以节省输入数据的时间。复制粘贴数据的方法有很多种，下面对其进行介绍。

具体操作步骤如下。

1打开本实例的原始文件，在单元格C3中输入“笔记本”的型号“sl-”,切换到按钮

2此时单元格C3的四周会出现闪烁的虚线框，表示用户要复制此单元格中的内容。

3选中要复制到的单元格C9，然后单击按钮

4此时即可将单元格C3中的数据复制粘贴到单元格C9中。

除此之外，用户可以使用快捷菜单进行复制和粘贴，也可以使用组合键快速地复制和粘贴数据。

3.2.3修改和删除数据

数据输入之后并不是不可以改变的，用户可以根据需求修改或者删除单元格中的内容。

修改数据的具体操作步骤如下。

1打开本实例的原始文件，选中要修改数据的单元格I4，此时该单元格的四周出现黑色的粗线边框。

2输入新的内容，例如输入“研发部”，此时该单元格中的内容被替换为新输入的内容。

3在要修改数据的单元格K4中双击，此时光标定位到该单元格中，并不断闪烁。

4选择该单元格中要修改的部分数据，此时被选中的数据呈反白显示。

5输入新的数据，然后按键即可完成数据的修改。

当用户不再需要单元格中的数据时，可以将其删除。

删除单元格数据最简单的方法就是在选中单元格后，直接按键将单元格中的数据删除。

3.2.4查找和替换数据

当工作表中的数据较多时，用户要查找或修改起来会很不方便，此时就可以使用系统提供的查找和替换功能操作。

查找分为简单查找和复杂查找两种，下面分别进行介绍。

1.查找数据

简单查找

简单查找数据的具体操作步骤如下。

1打开本实例的原始文件，单击按钮

2弹出文本框中输入要查找的数据内容，例如输入“财政部”。

3单击

4再次单击

5单击

复杂查找

复杂查找数据的具体步骤如下。

1选中单元格I8，单击鼠标右键，然后从弹出的快捷菜单中选择菜单项。

2弹出选项。

3设置完毕单击

4按照前面介绍的方法打开文本框中输入要查找的数据内容，例如输入“财政部”。

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