行政管理提升通过供应商管理省钱

日常行政管理过程中需要采购大量的产品和服务，对应非常多的供应商，如办公用品、办公家具、办公设备等采购供应商，保洁、绿化、保安、食堂、班车等外包供应商，装修、维修、维护等工程供应商。供应商管理对于行政管理者来说是一门必须会的技能，行政部门通过选择优质供应商、采购谈判、集中采购、业务外包等，可以为公司节省很多成本，帮助企业“省钱”。

一、选择优质供应商以节省成本

好的供应商对企业的成长是一个助力，不良的供应商则可能影响公司运营、造成公司商誉及财物的严重损失，因此选择良好的供应商便成为行政部门的一项重要课题。在选择供应商的过程中，我们需要注意以下几个方面：

（一）选择供应商的数量

在确定供应商的数量选择上，企业应综合考虑，既要避免单一货源，寻求多家供应，同时又要保证所选供应商承担的供应份额充足，以获取供应商的优惠政策，降低物资价格和采购成本。这样既能保证采购物资供应的质量，又能有利于控制采购支出，给企业带来最大的利益。一般来说，供应商的数量以不超过4家为宜。

（二）选择供应商的方式

总体上来说，选择供应商的方式分为招标采购和非招标采购，每类又可细分为多种方式。一般来说，采购数量大或金额高、供应市场竞争激烈时可以采取公开招标的方式，可以利用供应商之间的竞争来压低采购产品或服务的价格，帮助采购方以最低价格取得符合要求的货物；并且多种招标方式的合理组合使用，也将有助于提高采购效率和质量，从而有利于控制采购成本。

（三）选择供应商的标准

●质量：采购时首要考虑的条件，主要看供应商的质量控制能力、质量体系稳定能力，供应商所提供的产品必须能满足采购企业所期望的规格标准，产品质量好。

●价格：采购时考虑的重要条件，价格最低不一定最合适，需要综合考虑质量、交付时间等因素，在满足质量和交付要求的前提下选择价格低、服务水平好的供应商。

●交付：采购时考虑的重要条件，选择严格履行合同、能够做到持续准时交货的供应商。

●付款条件：分为月结、货到付款、全额预付款、部分预付款等，在满足上面三个标准的前提下，尽量选择付款周期长的，以减少企业的资金压力。

●其他：包括供应商的生产设备能力、技术能力、管理和组织能力以及财务状况等。

（四）选择供应商的方法

●进行市场分析。采购人员应了解当前的市场发展状况、市场的主流。物料的供应源可能处于完全竞争市场（许多供应商）、寡头垄断市场（几个大的供应商）或者完全垄断市场（一个供应商）。进行市场分析可以帮助采购人员确定供应商数量的选择、权限与依存性的平衡点以及何种购买方法才是最有效的。

●识别所有可能的供应商。寻找潜在供应商的信息来源很多，如通过互联网搜寻供应商网站、大型行业展览会或论坛、行业协会等。和现有供应商进行合作可以使采购企业减少评价新供应商能力所用的时间和资源，同时选择和现有供应商合作可以进一步稳固彼此的关系。当前的供应链管理也要求采购企业集中精力发展当前的供应商，加强和改进他们的能力。

●对所有可能的资源进行预先筛选。

采购企业可以根据一些简单的标准对其工艺能力、供应是否稳定、物料是否可靠、竞争能力如何等进行初步筛选，删除那些明显不合适的供应商，使供应商数目减少到足以满足用户需求的范围。

●评估剩余供应商。

一旦最初的筛选去掉了不胜任的供应商，采购企业必须决定如何评价那些剩余的相对合格的供应商。对于简单、低价值的采购，只要对获得的信息进行检查就足够了。而对于相对复杂、高价值的采购或重大品项的采购，采购企业需要对供应商进行实地考察。

●选择供应商。

这一阶段的活动很大程度上依赖于采购企业的采购项目，项目不同，步骤有很大差异。对于一般的项目，可能仅仅与供应商建立采购合同就行了，而对于重大采购项目，一般双方要经过详细的谈判，仔细磋商采购条款的细节，有时要经过多次谈判才能达成一致意见。

二、通过采购谈判降低成本

采购谈判是指企业为采购商品作为买方，与卖方厂商对购销业务有关事项，如商品的品种、规格、技术标准、质量保证、订购数量、包装要求、售后服务、价格、交货日期与地点、运输方式、付款条件等进行反复磋商，谋求达成协议，建立双方都满意的购销关系。通过采购谈判，可以争取保证产品质量、降低采购成本和采购风险等。

在采购谈判之前，一定要有充分的准备，设定合理的目标价格。对小批量产品，其谈判的核心是交货期，要求其提供快速的反应能力；对流水线、连续生产的产品，核心是价格。与供应商合作最终要做到的是互惠互利，如果一味地压榨，最终得到的肯定是劣质的产品和服务或者终止合作，所以一定要保证供应商有合理的利润空间，让他能够持续给你提供更好的产品和服务。同时，采购价格谈判是一个持续的过程，每个供应商都有其对应的学习曲线，在供货一段时间后，其成本会持续下降。与表现优秀的供应商达成策略联盟，促进供应商提出改进方案，以最大限度节约成本。实际上，每个供应商都是所在领域的专家，多听取供应商的建议往往会有意外的收获。曾有供应商主动推荐替代的原材料，如用韩国的钢材代替瑞士产品，其成本节约高达50%，而且性能完全满足要求，这是单纯依靠谈判所无法达到的降价幅度。通过策略联盟，参与设计，供应商可以有效帮助我们降低成本。

三、通过集中采购降低成本

集中采购是指同一企业内部或同一企业集团内部的采购管理集中化的趋势，即通过对同一类服务、同一类物资进行集中化采购来降低采购成本，同时，也能达到提高采购工作时效的目的。集中采购其实就是集中时间、人力、需求进行统一采购。一般来说，由于集中采购的标的物数量及金额比较大，企业在谈判过程中可以增加与供应商谈判的筹码，以便取得比分散采购更多的价格折扣和更有利的附加条件，用规模效应实现节资和降低成本。

行政部门所负责的采购项目中的某些标的物也可以使用集中采购来降低成本。如某大型通信公司在全国各地做通信网络测试需要用到大量SIM卡，最初该公司业务部门要求各个项目组在当地办理SIM卡，按当地正常资费计费，项目结束后再注销SIM卡。集团行政部了解到相关情况后与业务部门沟通，在明确了各地项目组可以使用异地SIM卡后，行政部门统计分析了各个项目组使用SIM卡的数量及业务类型情况，并与集团总部当地运营商进行集中采购谈判。由于全国31个省市自治区项目组需要用到的SIM卡统一集中到集团总部当地办理，开通新卡量大幅增加，当地运营商为了承接这个业务给了非常多的优惠，经核算，该公司通过此项集中采购优化，每年节约上百万的SIM卡测试费用，且成为运营商的大客户，得到更加优质的服务，并节约大量办卡销卡的时间。

某大型科技公司在多地拥有办事处及子公司，人员较为分散，该公司经常邮寄文件，对时效性及安全性要求较高，80%以上都是使用顺丰快递，发货量很大，但是由于每个办事处的量并不是很大，所以顺丰快递并未给出优惠。集团行政部门将各地快递资源进行整合，联系顺丰总部销售人员进行集中采购谈判，以集团公司名义和顺丰总部签订了优惠协议，且可以和集团总部统一结算费用，避免各地付费的烦琐，在降低整个公司快递成本的同时减少了各地人工量。

四、通过业务外包降低成本

业务外包是指企业基于契约，将一些非核心的、辅助性的功能或业务包给外部的专业化厂商，利用他们的专长和优势来提高企业的整体效率和竞争力。通过实施业务外包，企业不仅可以降低经营成本，集中资源发挥自己的核心优势，更好地满足客户需求，增强市场竞争力，而且可以充分利用外部资源，弥补自身能力的不足，同时，业务外包还能使企业保持管理与业务的灵活性和多样性。对于行政部门来说，将一些非核心的、辅助性的业务（如保洁、绿化、保安、班车等）外包，让专业的人做专业的事，也可以有效地降低成本、控制风险、提高效率。下面我们以保洁服务外包为例来介绍一下这一模式的具体优势：

●企业保洁工作的成本不只是保洁员的人工成本，还包括招聘成本、培训成本、管理成本、保洁设备采购成本等隐形成本，算上这些隐形成本后，你会发现企业自己做保洁工作的成本并不低。比如保洁员招聘，由于保洁员待遇偏低、流动性大，保洁员流失后就要启动招聘补充工作，那就涉及招聘专员和行政管理者的招聘成本，而招聘专员和行政管理者的工资一般都是比较高的，他们要投入时间查阅简历、电话沟通、面试、走入职流程等，这些都是不小的成本，同时保洁员招聘补充到位也需要时间，不一定马上就能衔接上。而好的专业保洁公司一般都有自己的招聘渠道，拥有充足的人员储备，免去了企业经常需要招聘补充的工作量和成本。

●优质的保洁服务是每个企业所希望拥有的，但优质的服务离不开专业的管理。保洁工作细致烦琐，看着简单实际复杂，需要专业的培训、丰富的经验、高效的管理、先进的设备等，这些都是只有专业公司才能做到的，而一个非专业公司是很难完成的。

●用工风险对于每一个企业都是无时不在的，工伤、死亡、劳动纠纷等，随时都可能损害公司利益、影响公司发展，把这些风险转移给专业的第三方公司是一种明智之举。

●最重要的是企业通过保洁服务外包这种经营方式，把保洁这一烦琐工作交给第三方公司负责，可以为企业管理层节省大量宝贵的时间，可以做更多更重要的事，可以为企业带来更大的效益和更多的发展机遇。

第三节通过资源优化省钱

办事处、班车、变压器、快递、照明灯具、网络会议系统等都是有可优化的空间的，看似细小的项目，积少成多，都可以节约不少费用。下面给大家举例，希望大家能从中找出自己可以优化的选项。

一、通过优化调整办事处省钱

随着公司逐步发展壮大，一般会在全国各地甚至全世界各地设置办事处。但是，哪些地方需要设置办事处？应该设置多大的办事处？作为行政管理者，我们需要了解公司业务发展情况，适时调整各地办事处的设置及面积大小，在满足公司业务发展需要的前提下，合理控制公司各办事处的场地租金和物业费用。

二、通过优化调整班车线路

省钱某科技公司原有5辆班车，其中大巴3台，元/台/天，中巴2台，元/台/天。该公司行政部通过观察及数据分析发现每辆班车的班车乘坐率都不高，因为员工购买私家车的越来越多，很多员工都是自己开车上班。经过调研统计，行政部对班车线路进行优化调整，提高班车上座率，同时减少一辆大巴，此项调整每年可以为公司节省费用20万元左右。

三、通过注销变压器省钱

某科技公司总部建造办公大楼时是按照人规模建造，向供电局申请了两台kVA的变压器，后来公司业务发生了很大的变化，总部员工缩减为人左右，只要一台变压器就能满足电力负荷要求，而另外一台变压器暂时闲置，但是供电局还是要收取该变压器的基本电费约元/月，造成很大的资源浪费。该公司行政部了解到这个情况后及时注销了一台变压器，等以后公司发展需要了可以再重新办理开通业务，此项调整每年可以为公司节省费用18万元左右。

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