关于加强办公室管理提高行政效率的几点思

办公室承担着综合协调、保障运转、督查落实和参谋咨询的基本任务，辅助领导总揽全局，沟通上下，协调内外，联系各方，推动各职能部门协调运转，为全局的建设管理提供综合服务，在全局管理工作中起着“参谋助手、信息沟通、组织协调、综合管理”的重要作用。办公室同时也是全局的重要窗口，在很大程度上代表着全局的形象、文化，影响着全局的效率和质量。因此，必须加强办公室建设，提高行政管理效率，运转有序、协调有力、督办有效、服务到位，以办公室的建设引领建管文化的塑造，打造敢担当、勇负责、高效率的建管组织。

一、建立个人与组织同步成长的有效机制

个人和组织的成长是相辅相成的。个人在岗位上获得的报酬不仅仅包含工资、福利等物资上的报酬，还包括知识增长、能力提升、情感友谊、获得尊重、职务晋升、个人抱负的实现等非物质报酬。一是加大对办公室人员的培训力度，尽快掌握办公室工作的知识和能力，还要了解全局事务，使每个办公室工作人员经过在办公室的锻炼能够独当一面,为个人发展打下基础。二是建立办公室人员与某一项或几项业务处室定向联系的制度，熟悉、掌握某一或某几项具体的业务，办公室人员“一专多能”，成为多面手。三是逐步建立办公室人员轮转、晋升和学习的机制，使办公室人员有更广阔的发展空间、更多实现自我价值和梦想的机会。四是帮助个人建立职业生涯规划，为个人成长和发展提供美好的愿景，提高个人工作的积极性、主动性。

二、打造团结协作、荣辱与共的团队文化

办公室工作事务繁杂，靠一人之力往往难以有效完成，必须依靠整个团队优势互补、密切合作。务必意识到，一项工作没有完成或没有最好的完成，不是一个人的责任和荣辱，而是办公室整个团队的责任和荣辱。一是在合理分工的基础上建立有机合作，实行AB角制度，提升工作能力和合作意识；二是不定期开展团队训练，增进友谊和感情；三是建立办公室会议轮流主持制度，坚持民主决策，推动自我管理，使人人成为团队建设的主人，成为团队文化的塑建者；四是营造轻松、愉快、融洽的工作氛围，在快乐中工作，在工作中成长。

三、建立分工明晰、权责统一的负责机制

一件事或一项业务应有一个人从头到尾一竿子负责到底，其他人予以配合、支持，以建立有效清晰的责任机制。办公室可根据人员、职责进行分工，实行一人多岗、一岗多责。工作岗位的分配要兼顾人员数量、任务量、个人成长的平衡。根据现况，可将办公室岗位分为：

1.发文秘书，负责文秘事务、简报及所有发文、综合性材料的起草、核稿、印制、管理等。

2.收文秘书，负责文秘事务及所有收文传阅、办理、传阅、督查、管理等。

3.机关事务秘书，负责办公用品、印章、会务、接待、用车管理等。

4.财务，负责所有财务相关事务。

5.人事，负责人事相关工作。

6.档案管理。

7.驾驶员

四、塑造“日事日毕、日清日高”的办公室文化

办公室人少事多、杂，稍有懈怠、拖沓，就会影响整个工作的效率。因此，提高效率和质量是每个办公室人员的必修课，每天的事情必须当天完成，工作的质量每天都有所提升，养成工作后总结和反思的习惯，不断总结经验和教训，提高工作的效率和质量。

五、完善简洁高效、规范合理的程序和制度体系

建立发文、收文、办文、车辆管理、会务接待、保密、财务管理、办公用品管理、印章管理等一整套的程序和制度体系，致力于高效率和高质量的统一。在程序规范和制度遵守上，办公室要以身作则，形成一种文化，才能确保不会忙中出乱，手忙脚乱。

六、形成固定格式、固定模式的标准化管理

对于常规性的工作，可采用标准化管理。如会议接待的席位卡一次制作，可多次使用；会议回执的格式基本统一，形成较固定的模板；发文的格式制作统一的模板等等。凡是工作中可以形成固定格式、固定模板的尽量形成固定格式或模板，减少不必要的步骤，改进工作流程，避免做重复劳动，节约时间，从而有助于提升工作效率和质量。对于日常事务，还要做好事前准备工作，才能够在时间紧急的情况下较好的完成任务。

此外，提高行政效率还要在硬件上下功夫，如打印机配备数量和质量，消耗品的储备等。更重要的是，提高行政效率要靠整个团队的共同努力。

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