超市办公文具管理规定

一、目的

1、为使办公文具、用品等物资管理合理化，满足工作需要，合理节约公司成本，特制定本管理办法。

二、部门职责

1、各部门及门店：

1.1每月20号之前提出次月的办公用品需求计划并报批；总部各职能部门向人事行政部统一申请，各门店统一向文员申请。

1.2办公用品领用申请。

2、人事行政部/门店文员：

2.1负责统计各部门及门店的办公用品需求清单，汇总申购；

2.2负责各部门及门店办公用品费用管控及费用报表核算；

2.3统一采购，发放到申领部门，同时负责各部门需备存的办公用品申购，并做好办公用品进销存管理；

2.4新入职员工和离职人员办公用品的发放及交接核实。

三、管理规定内容

1、管理原则

1.1常规申购与备用品原则：对于一般消耗性办公用品，每月各部门只允许申购一次，不应备有库存。常规性消耗较大的办公用品可作备用库存，但最多以3个月存货为限。

1.2特殊用品临时申购原则：公司举办活动或门店因经营销售需求，方可申购；

1.3以旧换新原则：对于非消耗性的办公用品，在申购后申领时须以旧换新，如水性笔除笔芯。

2、申购

2.1各部门每月20日之前统计其部门的次月度之办公用品需求计划及填写《办公用品需求清单》报交申购人员；

2.2人事行政部/门店文员负责对办公用品及低值耗品统一管理。每月25日之前根据各部报交之《办公用品需求清单》统计汇总，写出《办公用品申购单》，经副总经理/店长签批后审批后采购。

2.3人事部确定好固定的办公用品采购商，并每三个月调查市场行情一次，确定好基准价格，以便采购适质适价的办公用品。

3、领用

3.1领取物品时，需以部门为单位，在规定的时间内向人事行政部/门店文员提交《办公用品领用申请单》写明所要的用品名称与数量，并由部门主管签字核准。

3.2每月的1-3日为统一的提交申领表及发放时间，遇节假日顺延，其他时间均不予受理。根据申领表的内容备齐所需物品，于每月5日前向各部门分发。同时进行办公用品发放的登记工作，写明分发物品的名称、数量、型号规格及分发日期，最后由申领人签字确认。

3.3员工离职时，其已领取或保管的订书器、计算器等耐用品必须交还。如有丢失或损坏，人事行政部/门店文员负责折价后向其索取赔偿。

3.4经公司总经理批准的特殊办公用品可随时申领。

4、保管及使用管理

4.1应建立库存办公用品台账，明确掌握办公用品的库存情况。

4.2办公用品仓库须经常清扫整理，并定期进行盘点。盘点时如有账物不符的情况，应及时查明原因，做到账物相符。

4.3应根据办公用品的采购价格核算出物品单价，并根据各部门的领用情况计算出相应的费用，并定期进行整理、汇总及存档。

4.4水性笔、圆珠笔等首次领用后三个月内，只能领用笔芯，不得重复领用。

4.5离职人员交回的耐用办公用品由人事行政部/门店文员安排重新发放，申领人不得以其新旧为由拒绝领用。

4.6公司全员应树立节约意识，提倡无纸化办公，尽量使用网终资源，降低易耗资源的消耗。

5、盘点

5.1每月进行一次办公文具用品库存量盘点。

5.2每半年进行一次各部门办公低值易耗品盘点。

5.3每年一次对已无使用价值、决定报废的办公用品应做好登记，写明用品名称、价格、数量及报废处理等事项。