办公用品管理制度及表格分享

办公用品管理制度

一、总则

（一）为加强办公用品管理，规范办公用品领用程序，提高利用效率，降低办公经费，特制定本制度。

（二）规定中的办公用品分为固定资产和一般办公用品。

1、固定资产主要指：桌椅、公文柜、电脑、电话、打印机等。固定资产需要遵守固定资产管理制度。

2、一般办公用品包括剪刀、胶条、胶棒、橡皮擦、回形针、直尺、订书器、涂改液、裁纸刀、签字笔、铅笔、信笺、信封、打印纸、复印纸、复写纸、印刷品、印泥、订书针、大头针、夹子、图钉、名片、账册、卷宗、档案袋（盒）、标签、纸杯、计算器、电池等。

3、员工应对办公用品本着勤俭节约、杜绝浪费的原则。对于消耗品第二次发放起，必须实行以旧换新。

4、每名员工须建立个人领用台账。

4、办公用品应为办公所用，不得据为己有，挪作私用。

5、不得用办公设备干私活，谋私利。不许将办公用品随意丢弃废置。精心使用办公设备，认真遵守操作规程。

6、以上几条，经发现，扣罚个人5-10元/次，纳入员工活动经费。

二、办公用品计划

（一）各部门根据本部门办公用品消耗和使用情况，每月25日前编制并提报下月办公用品领用计划，部门主管审批签字后以电子版的形式发至行政人事部邮箱。经总经理审核后交行政人事部进行登记申领。（附件：表1《部门办公用品申领单》）

（二）行政人事部核对办公用品领用申请表单与办公用品台账库存后，编制《办公用品申请购置计划表》，经总经理审批签字后，将采购计划单交由行政人事部进行采购。（附件：表2《办公用品申请购置计划表》）

三、办公用品购置

（一）行政人事部根据审批签字后的《办公用品申请购置计划表》实施购买，并于月底完成。

（二）临时急需的办公用品，由部门主管申请，总经理批准后购置。

四、办公用品的发放及领用

（一）个人办公用品的发放

1、新员工入职每人按标准配备签字笔一支、笔记本一本、文件夹一个。

2、个人领用办公用品应据实填写《个人办公用品申领单》，经部门主管审核并签字后，由行政人事部负责办公用品的发放。（附件：表3《个人办公用品申领单》）

3、行政人事部根据个人领取情况做出详实登记，负责建立个人用品领取档案，根据申请单对应详实填写《个人物品领取登记表》。（附件：表4《个人物品领取登记表》）

（二）部门办公用品的发放

1、剪刀、胶条、胶棒、橡皮擦、回形针、直尺、订书器、涂改液、裁纸刀按区域分配，每办公区分配一套（至少两人一套）。

2、计算器除必备部门配备外同样按区域分配。

3、管理员根据各部门已编制签批的《部门办公用品申领单》建立档案，制《部门办公用品领取登记表》，据表单如实发放所列物品，部门负责人领取后需签字确认。（附件：表5《部门办公用品领取登记表》）

（三）会议期间办公用品管理规定

1、公司会议期间会务组按需填写《会务组用品申领单》，由会务组负责人审核签字后交行政总监审批同意后方可进行领用。（附件：表6《会务组用品申领单》）

2、管理人员认真核实申领单后方可发放物品，同时要做好会议期间物品领取登记表，注明会议主题、时间、各会务组名称、负责人、所领物品品名等等。以备核查。（附件：表7《会议期间物品领取登记表》）

（四）电话、计算器、订书机、文件栏、文件夹、笔筒、打孔机、剪刀、裁纸刀、直尺、起钉器、鼠标、键盘等耐用办公用品，已于员工入职时按标准发放，原则上不再增补，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。如人为损坏或遗失由个人负责赔偿。

五、管理员职责

1、管理员须建立和登记办公用品台账，定期核查所领物品登记表，做好办公用品的购置、发放和库存管理。

2、管理员须定期或不定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符。

3、管理员须防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能。

4、管理员须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。

六、办公用品的交接与收回

员工因离职或工作岗位变动等原因需进行办公用品及固定资产的交接或收回时，应严格遵守交接回收程序。

1、移交人须逐项列出物品清单，接收人在监交人的监督下，仔细点验，遇有毁损的要求移交人书面标明，视该物品金额的大小情况，是否追究移交人（保管人）的责任，另行处理。

2、管理员需据清单核实后填写《办公用品交接登记表》，存档备查。若接收人为管理员本人时，管理员需仔细点验，并且做好登记入库工作。（附件：表8《办公用品交接登记表》）

表1：

部门办公用品申领单

申请部门：年月日

注：部门人员填写→部门领导审核→行政管理中心签批→管理员建档后如实发放

表2：

办公用品申请购置计划单

日期：年月日

注：管理员编制购买清单→行政总监审核签字→总裁/董事长签批→采购部门采购。

表3：

个人办公用品申领单

日期：年月日

注：此表填好，每周二领取。

表4：

个人办公用品领取登记表

注：此表由办公用品管理员负责登记、建档。

表5：

部门办公用品领取登记表

表6：

会务组用品申领单

注：会务组人员按需申请→会务组负责人审核→行政管理中心签批→管理员发放。

表7：

会议期间物品领取登记表

表8：

办公用品交接登记表

年月日

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