关于集中采购知识不得不说的故事

皮塔罗最初的想法之一是在提供有效服务的基础上强化集中采购理念和效益。特蕾莎说:“创建一个高效的流程需要全体的支持。为了实现这一目标，我们的采购部门必须得到客户的认可,使其能够降低复杂性,增加流程价值、知识和技能。”

与此相关的两个例子是公共汽车运输和印刷及复印的管理服务合同。皮塔罗说:“我们在调查交通领域之前,让每个部门都给他们最喜欢的公交公司打电话表达自己的交通需求。”在我们这样的校园里,运动员、学生团体、各种需要课堂实地考察的人员等都有乘坐公交的要求。首先,我们学校相关的管理部门确定公交需求。当然，最大的需求用户是运动员，他们每年将为此花费15万美元。

除了运动员，安妮还考虑了其他需要乘坐公交往返于各种赛事的用户(不仅仅是运动员)。为了获取满意的数据，她收集了一学年期间他们在百森搭乘公共汽车或者包车出行的次数。此前，田径队是不包括在谈判的合同内容中的。

安妮说：“如何确保他们乘坐公交车是关键，因为在我们的统计中他们占据了很大的比例。”

接下来，克鲁格将准备的询价单发给14家包车公司，邀请所有相关人员出席问答会，过评估最初的提案，供应商数量缩减为3家。同时对公司财务、运营和风险进行了评估，以及对价格和能力的加权评分矩阵进行了分析。另外，百森希望获得有关紧急安全程序、驾驶员选择政策和实际安全记录的详细信息。

例如，在雇用司机之前进行了哪些背景调查、司机对在开车时不允许发短信或使用手机这一规定是否了解等。当然，责任保险和赔偿事项也很重要。其次,对运输队伍进行了分析,通常学生活动需要一辆可容纳15名乘客的小型客车或大型客车。最后对车队的运营时间、维修程序和更换周期进行了分析。

如果潜在供应商通过了以上初选，那么就会对其价格进行分析。根据出行种类，将燃料附加费和各种出行费用,按里程、天数、过夜成本进行定价。经过几个月的谈判和完善,最终敲定一份为期三年的合同,这为百森节省了不少成本。

除了节省成本,用户还可以通过电话、电子邮件或线上预订巴士。然而,被选定的巴士承包商和百森采购公司更希望用户使用在线系统。因此,采购部与新公交车供应商联合举办了校园活动开放日，以确保用户能够了解在线流程,与新供应商代表面对面沟通以及可以查看新公交车。

打印机复印工作涉及用于打印、复制、扫描和传真的多功能设备，在百森有超过90个这样的设备。现任供应商至今仍在提供这种设备，并且管理运营复印中心至少15年。皮塔罗说：“我们觉得这是义不容辞的责任，他们却把这项业务视为理所当然，服务越来越差。我们想更好地服务客户和机器，然而服务质量是校园里的一个痛点。”特蕾莎表示：“现有供应商失去了价值，因此我们需要看市场能提供什么。”

采购部门针对存在的问题迅速采取行动要求三家新供应商和现有供应商提出解决建议。结果是，为所有集中化的打印机复制业务选择了一个新的供应商，最终的谈判价格比目前具备高水平服务的供应商的价格低几十万美元。这家新供应商还致力于将可持续发展理念引入印刷业务。皮塔罗说：“他们衡量的是如何减少印刷所造成的污染。而百森

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